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Politique vie privée

Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos (potentiels) clients, fournisseurs, candidats et visiteurs de notre site internet www.lydian.be  (le Site web). Veuillez lire attentivement la présente politique vie privée (Politique vie privée) pour comprendre comment nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel et les droits dont vous disposez quant à vos Données à caractère personnel.

Les références dans la présente Politique vie privée aux Données à caractère personnel désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (chaque personne étant une Personne concernée).

La présente Politique vie privée a été mise à jour pour la dernière fois à la date susmentionnée et peut faire l’objet d’adaptations. Veillez, dès lors, à la consulter régulièrement. Tout changement important à la présente Politique vie privée sera clairement indiqué sur la page d'accueil de notre Site web.

La présente Politique vie privée est susceptible d’être complétée par des clauses adaptées à la relation spécifique que nous entretenons avec vous et lorsque cela s’avère approprié, afin de vous fournir des informations plus complètes sur la façon dont nous recueillons et utilisons vos Données à caractère personnel.

Si vous nous fournissez des Données à caractère personnel concernant une autre personne, vous devez : (a) informer la personne du contenu de la présente Politique vie privée et de tout autre clause vie privée applicable qui vous est fournie par Lydian et (b) obtenir son consentement pour le partage de ses Données à caractère personnel avec nous, conformément à la présente Politique vie privée et aux autres clauses vie privée applicables fournies par Lydian.

1. Qui est le responsable du traitement?

Lydian est le responsable du traitement de toutes les Données à caractère personnel qu’elle traite concernant ses (potentiels) clients, fournisseurs, candidats et visiteurs du Site web. Lydian est une société civile à forme commerciale Lydian SCRL, dont le siège social est situé Avenue du Port 86C b113, 1000 Bruxelles, Belgique, enregistrée sous le numéro RPM Bruxelles 0473.627.046. Nos coordonnées figurent à la section 12 reprise ci-dessous.

 2. Quelles sont les Données à caractère personnel que nous traitons ? 

Les Données à caractère personnel que nous recueillons et traitons vous concernant varient en fonction de la relation que nous entretenons avec vous. Nous conservons différents types de Données à caractère personnel si vous êtes un (potentiel) client, un fournisseur, un candidat ou un visiteur de notre Site web, ou si vous avez des questions quant à nos services.

Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur le type de Données à caractère personnel que nous traitons.

Clients

  • coordonnées (nom, prénom, nom, adresse, téléphone, fax, adresse e-mail)
  • caractéristiques personnelles (comme le sexe)
  • informations professionnelles (telles que le nom de l’entreprise, fonction,  département, site web)
  • numéros d'identification gouvernementaux et autres numéros d'identification officiels, sous réserve des lois et règlementations applicables (tel que le numéro de sécurité sociale, numéro de TVA ou tout autre numéro d'identification émis par le gouvernement)
  • domaines d'intérêt juridique
  • activités et événements
  • informations sur les services que nous fournissons
  • renseignements financiers et détails du compte (comme le numéro de compte bancaire, détails du compte, antécédents de crédit, références de crédit et autres renseignements financiers)
  • enregistrements de messages vocaux
  • photos prises lors d'événements
  • informations sur les sujets, les projets et les missions que nous traitons
  • informations nous permettant de fournir nos services
  • préférences marketing, activités de marketing et feed-back/retours de clients
  • informations se rapportant aux activités effectuées en ligne (telles que les informations relatives à votre utilisation de notre Site web)
  • informations supplémentaires provenant d'autres sources (telles que des sources d'informations commerciales tierces, des sources d'informations accessibles au public, des agences de notation de crédit)

Clients potentiels

  • coordonnées (nom, prénom, nom, adresse, téléphone, fax, adresse e-mail)
  • caractéristiques personnelles (comme le sexe)
  • informations professionnelles (telles que le nom de l’entreprise, fonction, département, site web)
  • domaines d'intérêt juridique
  • préférences marketing, activités de marketing et feed-back/retours de clients
  • informations se rapportant aux activités effectuées en ligne (telles que les informations relatives à votre utilisation de notre Site web)

Fournisseurs

  • coordonnées (nom, prénom, nom, adresse, téléphone, fax, adresse e-mail)
  • caractéristiques personnelles (comme le sexe)
  • informations professionnelles (telles que le nom de l’entreprise,  titre/fonction, département, site web)
  • renseignements financiers et détails du compte (comme le numéro de compte bancaire, détails du compte, antécédents de crédit, références de crédit et autres renseignements financiers)
  • enregistrements de messages vocaux
  • informations nous permettant de recevoir des produits et/ou services de votre part
  • informations se rapportant aux activités effectuées en ligne (telles que les informations relatives à votre utilisation de notre Site web)
  • informations supplémentaires provenant d'autres sources (telles que des sources d'informations commerciales tierces, des sources d'informations accessibles au public, des agences de notation de crédit)

Candidats

  • coordonnées (nom, prénom, nom, adresse, téléphone, fax, adresse e-mail)
  • caractéristiques personnelles (comme le sexe)
  • des renseignements sur le poste pour lequel vous postulez
  • connaissances linguistiques
  • éducation et formation
  • curriculum vitae
  • motivation

Dans le cadre de la prestation de conseils juridiques pour nos clients, il peut nous arriver de devoir traiter des données sensibles. Les données sensibles sont les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, le traitement de données génétiques, les données biométriques dans le but d'identifier de manière unique une personne physique, les données relatives à la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle de la personne physique. Lorsque nous traitons ces données, nous le faisons pour l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations ou d’actions en justice au nom et pour le compte de nos clients.

Dans le cadre de la prestation de conseils juridiques à nos clients, il peut nous arrive de devoir traiter des données relatives à des condamnations et infractions pénales ou relatives à des mesures de sécurité connexes. Lorsque nous traitons ce type de données, nous le faisons pour autant que la défense des intérêts de nos clients l'exige.

3. Quelles Données à caractère personnel sont recueillies par l’intermédiaire de notre Site web? 

En général, vous n'êtes pas obligé de nous fournir des Données à caractère personnel lorsque vous naviguez sur notre Site web. Certaines des fonctionnalités de notre Site web exigent toutefois que vous nous fournissiez certaines Données à caractère personnel.

  1. Contact. Si vous nous contactez par l'intermédiaire de notre Site web, nous recueillons et conservons vos coordonnées (telles que vos nom, prénom et adresse électronique). 
  2. Abonnement à notre Newsletter. Si vous vous abonnez à notre Newsletter, nous recueillerons et conserverons vos coordonnées (telles que vos prénom, nom, fonction, société, téléphone, adresse e-mail et adresse postale), vos centres d'intérêt, vos préférences linguistiques et vos préférences en termes de format de courriel. 
  3. Inscription à un évènement. Si vous vous inscrivez à l'un des événements que nous organisons (tels que les déjeuners séminaires), nous recueillerons et conserverons vos coordonnées (telles que vos nom, prénom, fonction, société, téléphone, adresse e-mail).
  4. Postuler en ligne. Si vous postulez pour un poste chez Lydian, nous recueillerons et conserverons vos coordonnées (tel que votre nom, prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail), caractéristiques personnelles (telles que votre date de naissance), des informations sur le poste auquel vous postulez, vos compétences linguistiques, vos études et formations, votre curriculum vitae et votre motivation.

De plus, lorsque vous naviguez sur notre Site web, certaines données relatives aux utilisateurs et à leurs appareils peuvent être recueillies. Ces informations peuvent ne pas révéler votre identité et peuvent, de ce fait, ne pas être considérées comme des Données à caractère personnel. À titre d’exemple, voici des données concernant les utilisateurs ou leurs appareils que nous sommes susceptibles de recueillir : navigateur Internet et renseignements sur les appareils électroniques, informations recueillies au moyen de cookies, pixels espions et autres technologies, renseignements démographiques et données agrégées (c.-à-d. données regroupées de sorte qu'il est impossible de relier les données à une personne en particulier). Nous et nos prestataires de services tiers pouvons recueillir des données sur les utilisateurs et les appareils de diverses façons lorsque vous utilisez notre Site web, y compris au moyen de votre navigateur Internet ou d'un appareil électronique.

Pour limiter ou bloquer les cookies mis en place par Lydian, vous pouvez modifier les paramètres de confidentialité de votre navigateur. La fonction d'aide de votre navigateur web vous expliquera comment procéder. Visitez www.aboutcookies.org pour savoir comment limiter ou bloquer les cookies sur différents navigateurs. Ce site contient plusieurs indications quant à la manière de supprimer les cookies ainsi que des informations générales à leur sujet. Pour plus d'informations quant à la marche à suivre pour supprimer les cookies sur votre téléphone portable, nous vous renvoyons au guide d’utilisation du fabricant. Veuillez noter que vous devrez peut-être ajuster manuellement certaines préférences chaque fois que vous visitez un site et que certains services et fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner si vous choisissez de limiter ou de bloquer les cookies.

Nous utilisons ce qui est couramment appelé des « plugins » fournis par les réseaux sociaux Facebook, Twitter et LinkedIn sur notre Site web. Facebook est exploité par Facebook Inc, 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA. Twitter est exploité par Twitter Inc. 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, CA 94103. LinkedIn est exploité par LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Avenue, Sunnyvale, CA 94085, USA. Les plugins sociaux sont un logo Facebook, Twitter ou LinkedIn. Un aperçu des plugins Facebook, Twitter ou LinkedIn et de leur manifestation peut être trouvé au lien suivant: https://developers.facebook.com/docs/plugins, https://dev.twitter.com/web/overview and https://developer.linkedin.com/plugins.

4. Pour quelles finalités utilisons-nous les Données à caractère personnel?

Les finalités de traitement de vos Données à caractère personnel seront différentes en fonction de la relation que nous avons avec vous. 

Clients

  • pour communiquer avec vous
  • établir, exécuter et mettre fin à des missions liées à nos services
  • évaluer et prendre des décisions quant aux termes de notre engagement
  • prévenir et détecter les fraudes et les crimes, et enquêter à leur sujet
  • assurer la gestion de la relation client
  • fournir nos services
  • améliorer la qualité de nos services
  • effectuer des recherches et des analyses
  • fournir de l'information sur le marketing
  • assurer la sécurité de nos locaux et de nos installations
  • gérer nos opérations commerciales et notre infrastructure informatique
  • gérer les plaintes, les feedbacks et les demandes de renseignements
  • se conformer aux lois et aux obligations réglementaires applicables
  • établir et/ou défendre nos droits

Clients potentiels

  • communiquer avec vous
  • assurer la gestion prospective de la relation client
  • effectuer des recherches et des analyses
  • fournir de l'information sur le marketing
  • assurer la sécurité de nos locaux et de nos installations
  • gérer nos opérations commerciales et notre infrastructure informatique

Fournisseurs

  • communiquer avec vous
  • assurer la gestion des fournisseurs
  • établir, exécuter et résilier des contrats pour l'acquisition de produits et/ou de services
  • évaluer les conditions de ces contrats et prendre des décisions à leur sujet
  • effectuer des recherches et des analyses
  • assurer la sécurité de nos locaux et de nos installations
  • gérer nos opérations commerciales et notre infrastructure informatique
  • gérer les plaintes, les feedbacks et les demandes de renseignements dans le cadre de nos activités d'approvisionnement
  • se conformer aux lois et aux obligations réglementaires applicables
  • établir et défendre nos droits

Candidats

  • communiquer avec vous
  • mener des activités de recrutement et de sélection
  • évaluer les candidatures
  • évaluer votre admissibilité et votre aptitude à occuper un poste
  • vous offrir éventuellement un emploi ou vous engager comme avocat
  • prendre des mesures précontractuelles avant votre embauche en tant qu'employé ou en tant qu'avocat
  • constituer une base de données de recrutement

En tant que client potentiel, vous n'êtes pas obligé de nous fournir des Données à caractère personnel. Si vous êtes un client ou un fournisseur, la fourniture de certaines Données à caractère personnel est requise légalement ou contractuellement (par exemple, nous avons besoin de certaines Données à caractère personnel de clients afin de documenter notre engagement, à des fins de facturation et pour nous conformer aux obligations de lutte contre le blanchiment d'argent). Si vous êtes un candidat à un emploi, la fourniture de certaines Données à caractère personnel est une condition nécessaire à la conclusion d'un éventuel contrat.

5. Quels sont les fondements juridiques pour l’utilisation de vos Données à caractère personnel?

La législation applicable en matière de protection des données exige que nous soyons transparents quant aux fondements juridiques ou à la justification du traitement des Données à caractère personnel. Nous nous appuyons généralement sur les fondements juridiques suivants pour le traitement des données personnelles.

  1. Votre consentement. Dans de nombreux cas, vos Données à caractère personnel seront traitées par Lydian sur la base de votre consentement. Par exemple, nous pouvons vous demander votre consentement au traitement de vos données afin de vous fournir des informations marketing, de vous envoyer des invitations à des déjeuners séminaires ou de vous envoyer des actualités juridiques. Nous pouvons vous demander votre consentement par écrit ou par voie électronique. Lorsque nous vous demanderons votre consentement, nous vous informerons de la manière dont vos données seront utilisées, ainsi que des finalités de leur traitement. Dans certaines circonstances, comme lors de conversations téléphoniques, le consentement peut être donné verbalement. Lorsque vous aurez donné votre consentement, vous pourrez le retirer à n’importe quel moment.
  2. Nécessaire à l’exécution d’un contrat. Nous pouvons traiter des Données à caractère personnel de clients afin d'établir, d'exécuter et de résilier un contrat (par exemple, pour la fourniture de nos services). Avant la conclusion d'un contrat - pendant la phase d'initiation du contrat - des Données à caractère personnel peuvent être traitées pour préparer des offres, des présentations, propositions ou effectuer des commandes ou pour répondre à d'autres demandes du client potentiel qui ont trait à la conclusion du contrat. Les clients potentiels peuvent être contactés au cours du processus de préparation du contrat à l'aide des informations qu'ils ont fournies.  
  3. Obligations légales auxquelles nous sommes soumis. Dans certains cas, nous pouvons être amenés à traiter vos Données à caractère personnel parce que les lois ou réglementations applicables l'exigent, le demandent ou l'autorisent, par exemple pour prévenir, détecter et enquêter sur des fraudes ou des délits ou pour respecter des obligations fiscales spécifiques.
  4. Nos intérêts légitimes. Dans de nombreux cas, nous traitons vos Données à caractère personnel parce que nous avons un intérêt commercial légitime. C'est le cas, par exemple, lors du traitement de vos Données à caractère personnel pour communiquer avec vous, pour améliorer la qualité de nos services, pour vous fournir des informations marketing (y compris le marketing direct) et pour gérer nos opérations commerciales et notre infrastructure informatique. En fonction du traitement spécifique, les intérêts légitimes de Lydian consisteront en général en (i) la poursuite de nos activités commerciales et de nos objectifs commerciaux ; (ii) la protection de nos activités, partenaires, actionnaires et clients ; (iii) l'amélioration ou le développement de nos services et de nos opérations commerciales en général ; (iv) le respect des obligations légales et réglementaires, normes, directives et codes de conduite et/ou (v) le maintien et le renforcement de notre position sur le marché.

Le fondement juridique pour le traitement des Données à caractère personnel sera différent en fonction de la relation que nous avons avec vous. Ci-dessous, nous avons exposé les principaux fondements juridiques qui s'appliquent aux traitement des Données à caractère personnel que nous effectuons.

Clients

  • Nécessaires à l'exécution d'un contrat
  • Obligations légales auxquelles nous sommes soumis
  • Votre consentement
  • Nos intérêts légitimes

Clients potentiels

  • Votre consentement
  • Nos intérêts légitimes
  • Nécessaires à l'exécution d'un contrat (si vous décidez de devenir client)

Fournisseurs

  • Nécessaires à l'exécution d'un contrat
  • Obligations légales auxquelles nous sommes soumis
  • Votre consentement
  • Nos intérêts légitimes

Candidats

  • Nécessaires à l'exécution d'un contrat
  • Votre consentement
  • Nos intérêts légitimes

6. Avec qui sommes-nous susceptibles de partager les Données à caractère personnel ?

Dans le cadre des finalités décrites dans la section 4 ci-dessus, nous pouvons être amenés à partager vos Données à caractère personnel avec des tiers, appelés " destinataires ". Ces tiers (destinataires) comprennent notamment : 

  1. des prestataires de services externes (par ex. professionnels de la sécurité, comptables, auditeurs, experts, avocats et autres conseillers professionnels ; prestataires de services de centres d'appels ; fournisseurs de systèmes IT, fournisseurs de services d'hébergement ; banques et institutions financières ; administrateurs; et autres fournisseurs de services externes et tiers qui nous aident dans la réalisation de nos activités commerciales) ;
  2. autorités gouvernementales ;
  3. des parties tierces à une procédure judiciaire et leurs conseils ; et 
  4. d'autres tiers (par exemple, agences de notation de crédit, fournisseurs d'informations commerciales, acheteurs et acheteurs potentiels ou autres parties à toute réorganisation, vente, joint-venture, fusion, cession, transfert ou autre opération, réelle ou proposée, relative à nos activités, actifs, sociétés ou actions).

7. Où traitons-nous les Données à caractère personnel ?

Lydian est un cabinet d'avocats belge indépendant et n'a pas de bureaux en dehors de la Belgique. En principe, vos Données à caractère personnel seront conservées en Belgique ou dans un autre pays de l'Espace économique européen. Nous pouvons toutefois être amenés à transférer vos Données à caractère personnel à des entités (destinataires) situées dans des pays en dehors de l'Espace économique européen (EEE), y compris des pays qui n'offrent pas une protection adéquate à l’égard des Données à caractère personnel.

Si des Données à caractère personnel sont transférées de l'Espace économique européen vers un pays extérieur qui n'offre pas une protection adéquate des Données à caractère personnel, nous veillerons à ce que (i) un tel transfert puisse être effectué sur la base d’un fondement légal appropriée (par exemple, votre consentement explicite ou la nécessité de fournir nos services) ou, que (ii) des garanties appropriées soient mises en place pour protéger vos Données à caractère personnel selon des standards équivalents aux standards contenus dans la présente Politique vie privée. En d'autres termes, Lydian restera responsable du traitement de vos Données à caractère personnel et prendra les mesures nécessaires pour protéger leur traitement (par le biais, par exemple, de Clauses Contractuelles types). 

8. Comment protégeons-nous les Données à caractère personnel ?

Lydian a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir ou agir contre tout traitement ou divulgation non autorisé et illicite, ainsi que contre la perte, la modification ou la destruction accidentelle de Données à caractère personnel. Avant l'introduction de nouvelles méthodes de traitement des données, notamment de nouveaux systèmes informatiques, des mesures techniques et organisationnelles de protection des Données à caractère personnel seront définies et mises en œuvre par Lydian. Ces mesures seront basées sur l'état actuel de la technique, les risques liés au traitement et la nécessité de protéger les Données à caractère personnel. En outre, ces mesures techniques et organisationnelles de protection des Données à caractère personnel seront régulièrement adaptées aux évolutions techniques et aux changements organisationnels.

9. Pendant combien de temps conservons-nous les Données à caractère personnel?

Nous ne conserverons pas vos Données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles nous avons recueillis les Données à caractère personnel. La période précise dépendra des finalités pour lesquelles nous détenons vos Données à caractère personnel. En outre, il existe des lois et règlements qui s'appliquent et qui fixent des périodes minimales pour la conservation de Données à caractère personnel. Nous vous fournirons plus de détails sur la durée de conservation de vos Données à caractère personnel dans des clauses vie privée distinctes.

10. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

En tant que Personne concernée vous jouissez des droits suivants à l’égard de Lydian :

  • Droit d’accès. Vous avez le droit de savoir si vos Données à caractère personnel sont traitées ou non et, le cas échéant, d'avoir accès à vos Données à caractère personnel et aux informations concernant le traitement.
  • Droit de rectification. Vous avez le droit de corriger des Données à caractère personnel erronées, de compléter vos Données à caractère personnel et que les destinataires auxquels des Données à caractère personnel ont été fournies soient informés de leur rectification. 
  • Droit à l’effacement. Sous réserve de certaines conditions, vous avez le droit de demander à ce que vos Données à caractère personnel soient effacées. Si vos Données à caractère personnel ont été rendues publiques, Lydian prendra des mesures raisonnables pour informer les responsables du traitement des Données à caractère personnel et les destinataires des Données à caractère personnel de votre demande d'effacement.
  • Droit à la limitation du traitement. Sous réserve de certaines conditions, vous avez le droit d'obtenir une limitation du traitement de vos Données à caractère personnel et, en cas de limitation, de limiter le traitement au simple stockage des données.
  • Droit à la portabilité de vos données. Sous réserve de certaines conditions, vous avez le droit de recevoir vos Données à caractère personnel, que vous pouvez réutiliser à votre guise. Si vous en faites la demande, Lydian a l'obligation de transférer vos Données à caractère personnel directement à un autre responsable du traitement. 
  • Droit d’opposition. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel pour certains motifs et le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos Données à caractère personnel à des fins de marketing direct. 
  • Droit de retirer son consentement. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement dont le fondement était votre consentement avant son retrait. 
  • Prise de décision individuelle automatisée, y compris le profilage. Dans le cas d'une prise de décision individuelle automatisée, vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine, de donner votre point de vue, de recevoir une explication quant à la décision automatisée et de contester cette décision. 
  • Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle. Vous avez le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance. L'Autorité de protection des données belge peut être contactée par courrier ordinaire à l'adresse suivante : Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique, par téléphone au +32 (0)2 274 48 00, par télécopie au +32 (0)2 274 48 35 et par e-mail à contact@apd-gba.be 

Les droits mentionnés ci-dessus ne s'appliquent que dans certaines circonstances et peuvent être soumis à certaines conditions, exemptions ou exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. 

11. Comment modifier vos préférences marketing ?

Nous vous donnerons de temps à autre l'occasion de nous faire part de vos préférences en matière de marketing. Vous pouvez décider de modifier vos préférences marketing à tout moment.

Si vous êtes un ancien client ou un client actuel, nous pouvons utiliser vos coordonnées, y compris votre adresse électronique, pour vous envoyer des communications marketing. Vous pouvez à tout moment et gratuitement choisir de ne plus recevoir de communications marketing en nous contactant (voir Section 12).

Si vous n'êtes pas un ancien client ou un client actuel, nous pouvons utiliser vos coordonnées, y compris votre adresse électronique, pour vous envoyer des communications marketing, à condition que vous ayez donné votre consentement.

Les communications marketing effectuées par Lydian peuvent comprendre les éléments suivants : (i) recevoir des messages électroniques de notre part ; (ii) recevoir des communications téléphoniques et du courrier postal ou électronique de notre part ; et (iii) partager vos Données à caractère personnel avec des partenaires tiers sélectionnés à des fins de marketing.

12. Qui contacter au sujet de vos Données à caractère personnel?

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant la manière dont nous utilisons vos Données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par e-mail ou par courrier en utilisant les coordonnées suivantes :

  • Email : privacy@lydian.be 
  • Courrier ordinaire : LYDIAN SCRL, Att. Service Marketing, Avenue du Port 86C b113, 1000 Bruxelles, Belgique.