Conditions générales de Lydian

Le cabinet d’avocats Lydian (ci-après le « Cabinet ») est une société civile à responsabilité limitée (SRL), ayant son siège social à l’Avenue du Port 86C, B113 à B-1000 Bruxelles (Belgique) et enregistrée au RPM Bruxelles sous le numéro 0473.627.046.

Le Cabinet – et non les avocats pris individuellement – rend les services selon les conditions définies par écrit (les « Services »). Les modalités pratiques des interventions sont généralement décrites dans une Lettre d’Engagement ou Engagement Letter. Le Client fournit au Cabinet les informations et directives précises, complètes, exactes et nécessaires pour la prestation des Services demandés.

Le cas échéant, et sauf instructions contraires du Client, le Cabinet requerra le conseil juridique dans la juridiction concernée qui apparaît la plus pertinente pour la mission en cause. 

Les Avocats du Cabinet : Le Client accepte que toute responsabilité repose exclusivement sur le Cabinet et non sur les avocats ou employés du Cabinet en particulier.

Limitation de Responsabilité : Sauf en cas de fraude, toute responsabilité du Cabinet pour dommage dû à une faute, par exemple la perte  découlant de la prestation des Services sera limitée, dans chaque cas de figure, au montant  couvert et versé  par l’assurance responsabilité du Cabinet. 

Le Cabinet ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable à l’égard de tiers ou pour préjudice à des tiers. 

Le Cabinet ne peut en aucune façon être tenu responsable du non-accomplissement de ses obligations si celui-ci est la conséquence de circonstances échappant ou qui échappaient raisonnablement au contrôle du Cabinet.

Toute réclamation du Client à l'encontre du Cabinet deviendra en tout état de cause irrévocable si le Cabinet n'a pas été notifié par écrit par le Client dans un délai d'un an à compter de la date de découverte de tout événement ou circonstance qui donne ou peut donner lieu à une responsabilité. 

Si le Client transmet des adresses e-mail au Cabinet en vue de la transmission de documents, le Cabinet présume que le Client a pris les mesures adéquates de sécurité et de confidentialité pour la protection de ses intérêts et données. Le Cabinet appliquera les mesures générales usuelles concernant la sécurité des informations. 

Honoraires : Les Services sont en règle générale mais pas exclusivement facturés sur la base d’un tarif horaire qui varie selon le niveau d’expérience des avocats individuels. Lorsque cela s’avère justifié, par exemple à cause de la nature complexe ou innovante des Services prestés, de leur grande valeur ajoutée, ou encore de la nécessité de respecter une date limite donnée, le Cabinet peut décider de facturer un montant additionnel approprié. Dans certains cas, un success fee additionnel peut également être facturé conformément au résultat obtenu. Les tarifs horaires du Cabinet font l’objet d’adaptations périodiques.

La TVA est due sur ces honoraires, sauf si la loi ou une décision administrative prise en application de celle-ci prévoit une exonération. 

Estimation d’Honoraires : Toute estimation d‘honoraires est faite de bonne foi par le Cabinet mais n’est en aucune façon contraignante sauf accord écrit et explicite avec le Client indiquant le contraire. 

Débours/Frais Administratifs : Les dépenses et les frais administratifs engagés pour le compte du client (tels que, entre autres, les honoraires d'experts et/ou d'avocats étrangers, les frais de déplacement et de restauration, les frais de services de messagerie et d'envois spéciaux, les frais de traduction, les recherches et la reliure de documents, les installations pour la vidéoconférence, etc.) sont énumérés séparément et facturés au prix coûtant.

La TVA est due sur ces honoraires, sauf si la loi ou une décision administrative prise en application de celle-ci prévoit une exonération. 

Mode de Paiement : Les notes d’honoraires et frais sont payables dans les 21 jours calendrier à compter de leur envoi

Toute objection du client à l'égard de la facture doit être formulée par écrit au cabinet dans les meilleurs délais, mais au plus tard dans les 14 jours civils suivant l'envoi de la facture.

Retard de Paiement : En cas de retard de paiement, des intérêts seront facturés au taux applicable. En outre, en cas de retard de paiement, le Client sera redevable de dommages forfaitaires s'élevant à 10% du montant en souffrance, ainsi que d'une somme forfaitaire de 40 EUR 

Propriété de la Documentation : Le Cabinet se réserve le droit d’auteurs et tous autres droits de propriété intellectuelle sur les avis, informations et documentations qu’il fournit au Client. Le Client est toutefois autorisé à utiliser ce matériel pour les fins indiquées et pour lesquelles les Services ont été sollicités.

Usage des Connaissances et d’Informations : Le Cabinet se réserve le droit de développer et d’utiliser les idées, les concepts, les informations ou le savoir-faire découlant de tout Service presté au Client. Si le Client reçoit des projets de documents (version papier, électronique ou autre) il en discutera d’abord avec le Cabinet, avant de les utiliser, et ce, afin de déterminer s’ils rencontrent effectivement ses exigences

Le Cabinet observe la plus stricte confidentialité quant aux informations reçues conformément aux règles du barreau applicables et aux règlements des barreaux respectifs (OVB et OBFG). Le Cabinet a le droit de communiquer l’identité du Client et les informations concernant les affaires du Client aux autres conseillers du Client qui sont impliqués dans un dossier confié au Cabinet pour examen. Le Cabinet est également autorisé à mentionner le nom du Client (mais non le contenu de la mission) dans des annonces publicitaires, présentations pour des clients (potentiels), guides professionnels et journaux. 

Toute donnée personnelle communiquée par le Client sera traitée par le Cabinet, étant le responsable du traitement, pour les finalités suivantes : communiquer ; établir, exécuter et terminer les engagements relatifs aux Services ; évaluer et prendre des décisions à propos des modalités des interventions ; empêcher, détecter et rechercher des fraudes ou délits ; rendre les Services ; améliorer les Services ; procéder à des recherches ou analyses ; fournir des informations commerciales ; assurer la sécurité de ses locaux et infrastructures ; gérer les opérations et l’infrastructure IT du Cabinet ; gérer les plaintes, les commentaires et les demandes ; se conformer aux lois et obligations réglementaires applicables ; établir et/ou défendre ses droits.

Le Cabinet est en droit d’utiliser les coordonnées et adresses emails des personnes de contact du Client et de leur adresser des communications commerciales. Lesdites personnes ont la possibilité de s’opposer à tout moment et gratuitement à ces communications commerciales du Cabinet. Le Cabinet peut partager en son sein lesdites données aux personnes qui en ont besoin. De plus, le Cabinet est en droit de communiquer lesdites données personnelles à ses contractants ou fournisseurs de services (par exemple, agences marketing, fournisseurs IT).

Les personnes concernées par ces traitements disposent du droit de consultation et de rectification des données les concernant ainsi que le droit de suppression ou limitation de l’usage de leurs données. Elles ont le droit de s’opposer au traitement de ces données et en particulier à leur traitement à des fins de marketing direct ainsi que le droit à la portabilité de leurs données personnelles. Elles sont également en droit de déposer plainte auprès de l’autorité de surveillance. Pour plus d’informations sur les droits des personnes concernées et la manière dont le Cabinet collecte, procède au traitement et partage les données personnelles, il est fait référence à la Politique Vie Privée du Cabinet disponible sur https://www.lydian.be/fr/politique-vie-privee.

En fonction de la nature des Services que le Cabinet doit fournir au Client, le Cabinet peut être tenu au strict respect de la législation et de la réglementation des Barreaux en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Dans ce cas, le Cabinet est principalement soumis à des obligations d'identification et de diligence vis-à-vis du Client. A cet effet, le Cabinet est tenu de conserver les informations relatives à l'identification, aux caractéristiques du Client et à l'objet et à la nature de la transaction pendant une période de 10 ans. Dans le cadre de ce processus, le Cabinet peut procéder à des vérifications à l'aide de bases de données électroniques externes. Le Client reconnaît être conscient des exigences étendues d'identification imposées par la législation préventive anti-blanchiment applicable et accepte que les coûts et frais correspondants soient facturés.

Cette procédure requiert la coopération du Client et oblige les Clients opérant sous la forme d'une personne morale ou de tout autre mécanisme juridique à informer le Cabinet de l'identité du bénéficiaire final de cette construction juridique. Le Client s'engage à informer le Cabinet de tout changement pouvant affecter son statut. Le Client s'engage également à fournir les informations requises par le Cabinet à première demande. Si le Client est une personne politiquement exposée, il s'engage à en informer spontanément le Cabinet. Dans le cas où le Client refuserait de fournir certaines informations suite à une demande en ce sens, le Cabinet ne pourra pas entrer en relation d'affaires et, si le Cabinet a déjà agi de manière provisoire, devra mettre fin à toute intervention ultérieure. En outre, la législation contre le blanchiment d'argent oblige dans certains cas le Cabinet à signaler au Président de l'Ordre des Avocats compétent d'éventuels soupçons d'implication du Client dans des activités de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme, sans en informer le Client. Le Cabinet ne peut être tenu responsable vis-à-vis du Client des répercussions éventuelles d'une telle déclaration faite de bonne foi. 

Les présentes Conditions Générales seront d’application aux missions/Services futur(e)s. Les tarifs horaires seront ceux en vigueur au moment de ces futures missions. 

Le Cabinet se réserve le droit de résilier la mission entre autres s’il s’avère que le Client néglige de remédier de manière appropriée à un quelconque aspect illégal d’un dossier en cours d’étude, ou s’il s’avère que le Client néglige de respecter l’une de ses obligations en vertu des présentes Conditions Générales, ou néglige de remédier à ses manquements contractuels dans un délai de 15 jours après avoir été mis en demeure de ce faire. En outre, le Cabinet se réserve le droit de mettre fin aux Services dans le cas où il serait déontologiquement ou légalement tenu de le faire, ou sur instruction de l'autorité de contrôle compétente, ou dans le cas où le Cabinet estime, de bonne foi, que la prise en charge de la mission n'est pas juste et équitable. 

Droit Applicable : Les parties conviennent que les présentes Conditions Générales, ainsi que chaque contrat auquel elles se rapportent et chaque Service fourni ou chaque mission en général, sont exclusivement régis par le droit belge. Le cas échéant, les présentes conditions générales sont également soumises aux codes déontologiques des sections néerlandaise et française de l'Ordre des avocats de Bruxelles, de l'Ordre des avocats d'Anvers et de l'Ordre des avocats du Limbourg. 

Juridictions Compétentes : Tout litige potentiel concernant la prestation des Services sera de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Le cas échéant, ils sont également soumis aux autorités compétentes des sections néerlandaise et française de l'Ordre des avocats de Bruxelles, de l'Ordre des avocats d'Anvers ou de l'Ordre des avocats du Limbourg, respectivement.

Pas d’autres Conditions Générales : Les présentes Conditions Générales s’appliquent à tous les Services fournis par le Cabinet. Aucune autre version de Conditions Générales ne sera d’application et les présentes Conditions Générales remplacent toutes les versions précédentes.

Si une disposition des présentes Conditions Générales ou une partie de celle-ci est ou devient invalide, les autres dispositions, ainsi que les sections non affectées de la disposition concernée, resteront pleinement en vigueur.

Les présentes Conditions Générales peuvent être modifiées unilatéralement par le Cabinet. Le Client est réputé accepter les Conditions Générales modifiées en l'absence de contestation expresse dans un délai de 30 jours à compter de la notification des Conditions Générales modifiées.

En cas de conflit entre les dispositions de la Lettre d'Engagement et les présentes Conditions Générales, la Lettre d'Engagement prévaudra.

Novembre 2022