Lydian Algemene voorwaarden

Lydian is een besloten vennootschap met handelsvorm BV, met maatschappelijke zetel te Havenlaan 86C b113, B-1000 Brussel, België en ondernemingsnummer RPR Brussel 0473.627.046 (het “Kantoor”).

Het Kantoor – en niet de individuele advocaten – verleent zijn diensten volgens de overeengekomen voorwaarden (de “Diensten”). De praktische aspecten van de Diensten kunnen worden beschreven in een Opdrachtbrief of Engagement Letter. De Cliënt (de “Client”) dient het Kantoor de nodige, volledige en nauwkeurige informatie en richtlijnen te geven die vereist zijn voor de verlening van de gevraagde Diensten.

Tenzij anders is aangegeven door de Cliënt, zal het Kantoor, indien nodig, juridisch advies inwinnen in de relevante jurisdicties die het Kantoor het meest geschikt acht voor de opdracht.

De Advocaten van het Kantoor: De Cliënt aanvaardt dat enkel het Kantoor aansprakelijk kan worden gesteld met betrekking tot de verleende Diensten, en niet de individuele advocaten of werknemers van het Kantoor.

Beperking van Aansprakelijkheid: Tenzij in geval van fraude, is de aansprakelijkheid van het Kantoor voor schade ingevolge fouten o.a. verlies in verband met de verlening van de Diensten steeds per geval beperkt tot het bedrag dat wordt gedekt en uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekering van het Kantoor.

Het Kantoor kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld door derden of voor schade aan derden.

Het Kantoor aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het niet-nakomen van zijn verplichtingen, wanneer dit het gevolg is van omstandigheden waar het Kantoor redelijkerwijze geen controle op heeft of kon hebben.

Een aanspraak van de Cliënt tegen het Kantoor vervalt in ieder geval onherroepelijk indien het Kantoor niet binnen een jaar na de ontdekking van een gebeurtenis of omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid, van de aansprakelijkheid schriftelijk in kennis is gesteld door de Cliënt.

Indien de Cliënt aan het Kantoor emailadressen meedeelt met het oog op het verzenden van documenten, dan mag het Kantoor ervan uitgaan dat de Cliënt gepaste maatregelen heeft genomen betreffende veiligheid en vertrouwelijkheid voor de bescherming van zijn belangen en gegevens. Het Kantoor zal de algemene, gebruikelijke maatregelen toepassen betreffende de beveiliging van informatie.

Erelonen: De Diensten worden gewoonlijk, maar niet uitsluitend, aangerekend op basis van uurtarieven, waarbij het uurtarief varieert in functie van de ervaring van de individuele advocaten. Wanneer dat gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld omwille van de complexe, innoverende of waarde creërende aard van het werk dat wordt verricht in het kader van de verlening van de Diensten of omwille van de hoogdringendheid van de zaak, bijvoorbeeld vanwege de nood om een gegeven deadline te halen, kan het Kantoor beslissen om een gepast bijkomend bedrag aan te rekenen. In sommige gevallen kan bijkomend ook een succesvergoeding (success fee) aangerekend worden, naargelang het behaalde resultaat. De uurtarieven van het Kantoor worden op regelmatige tijdstippen herzien.

Op deze erelonen is BTW verschuldigd, behalve indien de wet of een ter uitvoering daarvan genomen besluit of een administratieve beslissing voorziet in een vrijstelling.

Raming van de Erelonen: Elke raming van erelonen wordt te goeder trouw door het Kantoor gemaakt, maar is geenszins bindend, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen met de Cliënt.

Uitgaven/Administratiekosten: Uitgaven en administratiekosten, gedaan voor rekening van de Cliënt (zoals onder meer erelonen van deskundigen en/of buitenlandse advocaten, reis- en cateringkosten, kosten van koerierdiensten en speciale verzenddiensten, vertalingskosten, opzoekingen en het binden van documenten, installaties voor videoconferenties, enz.) worden afzonderlijk vermeld en gefactureerd aan kostprijs.

Op deze kosten is BTW verschuldigd, behalve indien de wet of een ter uitvoering daarvan genomen besluit of een administratieve beslissing voorziet in een vrijstelling. 

Wijze van Betaling: De facturen voor kosten en erelonen zijn betaalbaar 21 kalenderdagen na het verzenden van de ereloonnota. 

Bezwaren van de Cliënt bij de factuur dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de 14 kalenderdagen na het verzenden van de factuur, schriftelijk aan het Kantoor te worden meegedeeld.

Laattijdige Betaling: In geval van laattijdige betaling, zullen er interesten aangerekend worden aan de toepasselijke interestvoet. Bovendien is de Cliënt, in geval van laattijdige betaling, een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 10% op het achterstallige bedrag, alsook een forfait van 40 EUR.

Eigendom van Documentatie: Auteursrechten en alle andere rechten op advies, informatie en documentatie die verschaft worden aan de Cliënt, behoren toe aan het Kantoor. De Cliënt is echter gemachtigd om deze materialen te gebruiken voor de doeleinden waarvoor de Diensten werden gevraagd.

Gebruik van Kennis en Informatie: Het Kantoor behoudt zich het recht voor om de ideeën, concepten, informatie of knowhow van eender welk werk dat wordt verschaft aan de Cliënt, verder te ontwikkelen en te gebruiken. Indien de Cliënt ontwerpversies van documenten heeft ontvangen (op papier, elektronisch of in eender welke andere vorm), dan zal de Cliënt die eerst bespreken met het Kantoor alvorens deze toe te passen.

Het Kantoor houdt alle informatie, verkregen in het kader van het verstrekken van een Dienst, strikt vertrouwelijk in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving van de Ordes (OVB & OBFG). Het Kantoor heeft het recht om de identiteit van de Cliënt en informatie betreffende zaken van de Cliënt mede te delen aan andere adviseurs van de Cliënt die betrokken zijn bij een zaak die het Kantoor gevraagd wordt te onderzoeken. Door het toevertrouwen van een opdracht, geeft de Cliënt de toelating aan het Kantoor om te verwijzen naar de naam van de Cliënt (maar niet naar de inhoud van de opdracht) in reclame, presentaties voor potentiële cliënten, professionele gidsen en dagbladen.

Alle door de Cliënt verstrekte persoonsgegevens worden door het Kantoor, de verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt voor de volgende doeleinden: om te communiceren; om overeenkomsten met betrekking tot de Diensten vast te stellen, uit te voeren en te beëindigen; om beoordelingen en beslissingen te nemen over de voorwaarden van samenwerking; om fraude of misdrijven te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken; om de Diensten te verlenen; om de kwaliteit van de Diensten te verbeteren; om onderzoek en analyse uit te voeren; om marketinginformatie te verstrekken; om de veiligheid van de gebouwen en faciliteiten te waarborgen; om de bedrijfsactiviteiten en IT-infrastructuur te beheren; om klachten, feedback en vragen te behandelen; om te voldoen aan toepasselijke wettelijke en reglementaire verplichtingen; en om zijn rechten vast te stellen en/of te verdedigen.

Het Kantoor mag de contactgegevens, inclusief het e-mailadres, van de contactpersonen van de Cliënt gebruiken om hen marketingcommunicatie te sturen. De genoemde personen kunnen zich te allen tijde en gratis verzetten tegen het ontvangen van marketingcommunicatie van het Kantoor. De door de Cliënt verstrekte persoonsgegevens kunnen binnen het Kantoor worden gedeeld op basis van 'need-to-know'. Daarnaast kan het Kantoor de door de Cliënt verstrekte persoonsgegevens aan zijn contractanten en dienstverleners (bijvoorbeeld marketingbureaus, IT-dienstverleners) verstrekken.

Betrokkenen hebben het recht toegang tot en rectificatie of verwijdering van hun persoonsgegevens of beperking van de verwerking met betrekking tot de betrokkene te vragen of bezwaar te maken tegen de verwerking. Betrokkenen hebben te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens met het oog op direct marketing, evenals het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Betrokkenen hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Meer informatie over de rechten van betrokkenen en hoe het Kantoor persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en doorgeeft, is te vinden in het Privacybeleid van het Kantoor op https://www.lydian.be/nl/privacybeleid. 

Afhankelijk van de aard van de Diensten die het Kantoor aan de Cliënt dient te verstrekken, is het mogelijk dat het Kantoor verplicht is de wetgeving en de baliereglementering inzake antiwitwas- en antiterrorismefinanciering strikt na te leven. In voorkomend geval, is het Kantoor voornamelijk gehouden tot een identificatie- en waakzaamheidsplicht ten aanzien van diens Cliënt. In dat kader is het Kantoor verplicht informatie over de identificatie, de kenmerken van de Cliënt en het doel en de aard van de verrichting te bewaren gedurende 10 jaar. Het Kantoor kan, met het oog hierop, overgaan tot het uitvoeren van controles met behulp van externe elektronische databanken. De Cliënt erkent zich bewust te zijn van de uitgebreide identificatieverplichtingen die worden opgelegd door de geldende preventieve antiwitwaswetgeving en aanvaardt dat de hiermee in overeenstemming zijnde kosten en erelonen in rekening worden gebracht.

Deze procedure vergt de medewerking van de Cliënt en verplicht Cliënten die werken onder de vorm van een rechtspersoon of een andere juridische constructie om het Kantoor mee te delen wie de uiteindelijke begunstigde achter deze rechtsvorm is. De Cliënt verbindt zich ertoe om het Kantoor te informeren van elke wijziging die zijn status kan beïnvloeden. De Cliënt verbindt zich ertoe de door het Kantoor gevraagde informatie op eerste verzoek te bezorgen. Indien de Cliënt een politiek prominent persoon is, verbindt de Cliënt zich ertoe dit spontaan mee te delen. Indien de Cliënt de informatie weigert te verstrekken, nadat deze werd opgevraagd, zal het Kantoor de zakelijke relatie niet kunnen aangaan en, indien het Kantoor reeds voorlopig heeft opgetreden, zal deze zijn verdere tussenkomst moeten beëindigen. Daarnaast verplicht de antiwitwaswetgeving het Kantoor in bepaalde omstandigheden om mogelijke vermoedens van witwassen of van financiering van terrorisme waarin de Cliënt betrokken zou zijn, te melden aan de Stafhouder van de betrokken balie zonder de Cliënt in kennis te stellen van deze melding. Het Kantoor is niet aansprakelijk jegens de Cliënt voor de gevolgen van enige rapportering die te goeder trouw wordt gedaan.

Op alle vervolg en/of toekomstige opdrachten/Diensten zijn onderhavige Algemene Voorwaarden van toepassing. De uurtarieven zijn diegene die op dat ogenblik van toepassing zijn.

Het Kantoor behoudt zich het recht voor om de Diensten te beëindigen, indien onder meer zou blijken dat de Cliënt verzuimt om eventuele onwettige aspecten van een zaak die wordt onderzocht, naar behoren te verhelpen, of indien de Cliënt één van zijn verplichtingen zoals vervat in deze Algemene Voorwaarden, niet nakomt en zijn contractuele tekortkoming niet verhelpt binnen de 15 dagen na het versturen van een ingebrekestelling. Verder heeft het Kantoor het recht om de Dienst te beëindigen indien het Kantoor hiertoe deontologisch of wettelijk gehouden is of wanneer het Kantoor hiertoe een instructie ontvangt van de bevoegde toezichthoudende autoriteit, of wanneer het Kantoor naar eer en geweten gelooft dat de behandeling van de opdracht niet rechtvaardig is.

Toepasselijk Recht: Partijen komen overeen dat uitsluitend het Belgisch recht van toepassing is op deze Algemene Voorwaarden, op elke overeenkomst waarop ze betrekking heeft en op elke Dienst verstrekt door het Kantoor of opdracht in het algemeen. Voor zover van toepassing, worden deze Algemene Voorwaarden tevens beheerst door de deontologische regels van de Nederlandse en de Franse Orde van Advocaten bij de Balie Brussel, de Orde van Advocaten bij de Balie Antwerpen, alsook de Orde van Advocaten bij de Balie Limburg.

Bevoegde Rechtbanken: De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn exclusief bevoegd voor alle eventuele geschillen betreffende de uitvoering van de Diensten. Al naar gelang het geval, zijn de bevoegde instanties van de Nederlandse of Franse Orde van Advocaten bij de Balie Brussel, de Orde van Advocaten bij de Balie Antwerpen of de Orde van Advocaten bij de Balie Limburg tevens bevoegd

Geen andere Algemene Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle door het Kantoor verleende Diensten. Er zullen geen andere Algemene Voorwaarden van toepassing zijn en onderhavige Algemene Voorwaarden vervangen alle voorgaande.

Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden of enig onderdeel daarvan ongeldig is of wordt, blijven de overige bepalingen alsmede de overige onderdelen van de betreffende bepaling, onverminderd van kracht.

Deze Algemene Voorwaarden kunnen eenzijdig worden gewijzigd door het Kantoor. De Cliënt wordt geacht akkoord te gaan met de gewijzigde Algemene Voorwaarden indien deze zich hiertegen niet uitdrukkelijk verzet binnen 30 dagen na kennisgeving van de gewijzigde Algemene Voorwaarden. 

In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Opdrachtbrief of Engagement Letter en deze Algemene Voorwaarden, heeft de Opdrachtbrief of Engagement Letter voorrang.

November 2022