Comment gérer les (nouvelles) relations commerciales contractuelles durant l’épidémie du coronavirus?

Dans notre précédent e-zine, nous avions principalement mis l’accent sur l’impact du coronavirus sur les relations contractuelles existantes. Dans le présent e-zine, nous nous concentrons sur les relations futures, car en ces temps difficiles, il est extrêmement important pour les entreprises de continuer à conclure des contrats avec leurs clients et de pouvoir fournir des biens et/ou des services.  

1.    Insérez des dispositions spécifiques dans votre contrat pour vous prémunir des conséquences du coronavirus

Si, en tant qu’entreprise, vous concluez de nouveaux accords avec des clients, vous ne pouvez en principe (plus) invoquer le coronavirus comme un cas de force majeure pour justifier une éventuelle non-exécution, comme par exemple le non-respect d’un délai de livraison contraignant. Le coronavirus et son impact sur la relation contractuelle ne constituent plus une situation imprévisible au moment de la conclusion du contrat, condition pourtant requise pour qu’il soit question d’un cas de force majeure en vertu du droit commun. 

Il semble donc approprié d’insérer dans les nouveaux contrats les dispositions spécifiques suivantes: (i) une clause de force majeure personnalisée et (ii) une clause personnalisée concernant les délais de livraison et la responsabilité. 

a)    Clause de force majeure personnalisée

Tout d’abord, il convient de prévoir dans les nouveaux contrats une clause de force majeure dans laquelle une pandémie (en référence au coronavirus), une épidémie et/ou une mesure de quarantaine sont prévues comme exemples non exhaustifs de cas de force majeure et où il est expressément stipulé que les conditions d’application du droit commun quant à l’imprévisibilité relatives à la force majeure ne doivent pas être remplies. 

Bien qu’une telle clause de force majeure personnalisée nécessite toujours un examen au cas par cas au cours duquel la non-imputabilité de la situation de force majeure et le lien de causalité entre la situation de force majeure et l’inexécution doivent être prouvés, cette clause constitue en toute hypothèse un premier outil important pour permettre à l’entreprise de suspendre ses engagements de manière temporaire ou définitive. 

b)    Clause personnalisée concernant les délais de livraison et la responsabilité

En outre, il convient de mentionner le coronavirus comme une circonstance justifiant dans les nouveaux contrats, par exemple, de ne convenir que d’un délai de livraison indicatif avec un client. Si cela n’est pas possible, l’on peut penser à prévoir un délai de livraison très étendu/long dont votre entreprise sait à l’avance qu’elle dispose d’une marge suffisante, notamment en cas de problèmes d’approvisionnement dus aux conséquences économiques du coronavirus. Bien entendu, cela n’exclut pas l’application d’une (clause de) force majeure. 

En outre, une entreprise peut limiter davantage sa responsabilité potentielle liée à un retard de livraison (en tant que forme d’inexécution) en stipulant qu’en cas de difficultés de livraison, les parties contractantes doivent d’abord tenter de négocier afin de parvenir à un accord sur une date de livraison « renégociée ». 
Une modalité supplémentaire consiste à limiter en toute hypothèse la responsabilité d’une entreprise pour ce type de manquement contractuel à un montant relativement faible (à noter toutefois qu’une telle limitation ne porte pas préjudice au contrat de manière générale et ne le vide pas de sa substance) et à exclure en tout état de cause les dommages indirects et consécutifs après les avoir définis (par exemple, le manque à gagner) dans le chef du client. 

2.    Livraison de biens et/ou de services pendant la crise du coronavirus

Les entreprises ont également des questions pratiques sur les modalités concrètes de mise en œuvre de la fourniture actuelle de biens et/ou de services. 

L’arrêté ministériel du 23 mars 2020 stipule que, dans le cas de l’exercice d’une profession non-essentielle, un entreprise peut continuer à opérer et donc à livrer des biens et/ou des services à des clients, pour autant que ce soit fait par la voie du télétravail. Si le télétravail n’est pas possible pour l’exécution d’un travail particulier, une entreprise ne peut continuer à exercer des activités professionnelles non essentielles que dans la mesure où le respect de la règle de la distanciation sociale est garanti, tant dans l’exercice des activités que pendant le transport organisé par l’employeur. La règle ci-avant n’est pas d’application aux entreprises des secteurs cruciaux et aux services essentiels, tels qu’ils sont limitativement énumérés dans l’annexe de l’arrêté ministériel du 23 mars 2020. Ces entreprises sont toutefois tenues de mettre en œuvre, dans la mesure du possible, le système de télétravail à domicile et les règles de distanciation sociale, mais ne doivent pas fermer dans l’hypothèse où le respect de cette règle ne pourrait pas être sauvegardé. 

Plus concrètement, cela signifie qu’une entreprise peut continuer à exercer ses activités et, en particulier, qu’il n’y a pas d’interdiction générale des autorités publiques d’exercer une profession spécifique, à condition que l’entreprise prévoie les mesures de sécurité appropriées. Une entreprise pourra continuer à fournir des marchandises à ses clients et les clients pourront continuer à collecter des marchandises auprès d’une entreprise, à condition que la règle de la distanciation sociale soit maintenue. Par exemple, les marchandises peuvent de préférence être livrées ou récupérées à la porte. Si une signature du client est requise pour la livraison d’un bien spécifique, le fournisseur peut apposer cette signature, à condition qu’elle soit faite en présence du client. Ces mesures peuvent être prises afin de sauvegarder ainsi la règle de la distanciation sociale. 

En matière de transport de marchandises également, une entreprise devra se montrer vigilante et respecter la règle de la distanciation sociale afin de protéger ses propres employés/transporteurs, ce qui signifie, par exemple, qu’une seule personne par moyen de transport peut être admise. Cela peut avoir comme conséquence qu’une entreprise stipule, par exemple, que seules les marchandises qui peuvent être livrées par une seule personne, peuvent être actuellement livrées. 

Une entreprise ne pourra donc invoquer l’arrêté ministériel du 23 mars 2020 comme une situation de force majeure que si elle démontre qu’elle se trouve dans l’impossibilité (relative) d’exercer ses activités tout en préservant la règle de la distanciation sociale. 

3.    Mesures d’aide aux entreprises en difficulté

Dans l’intervalle, un grand nombre de mesures d’aide ont été prévues en faveur des entreprises en difficulté. Pour un aperçu des différentes mesures auxquelles vous pouvez faire appel en tant qu’entreprise, nous vous renvoyons au site web de Réseau flamand des entreprises (Néerlandais), de l’Union Wallonne des Entreprises (Français), de BECI (Néerlandais/Français) et de la FEB (Néerlandais/Français).