Checklist

Team
 

Stel een team samen voor dit project. We denken daarvoor zeker aan een medewerker die bezig is met compliance, legal, HR, IT, communicatie.   

Heeft u een DPO, betrek die dan zeker ook bij de voorbereiding.

Documentatie 
 

Werk procedure uit in een policy en zorg ervoor dat dit in de correcte taal is (Nederlands en/of Frans afhankelijk van de exploitatiezetel van de onderneming) voor zover de procedure betrekking heeft op werknemers. 

We geven de voorkeur aan een policy omdat dit meer flexibiliteit toelaat (dan bv. een arbeidsreglement of een collectieve arbeidsovereenkomst) en ook van toepassing kan worden gemaakt op betrokkenen die geen werknemer zijn (bv. consultants). 

Actualiseer desgevallend het verwerkingsregister en de data protection notice.

Tool 
 

Denk na over de keuze van en de uitrol van het interne meldingskanaal. Dat kan bv. online (link op intranet of via een extern webportaal), telefonisch (via een hotline of spraakberichtsysteem zonder gespreksopname), enz. 

U kunt dit in-house beheren of outsourcen. Kiest u voor een externe dienstverlener, ga dan na of de noodzakelijke overeenkomsten zijn afgesloten (bv. verwerkersovereenkomst in geval van verwerker). Voorzie in de noodzakelijke rechtsgrond en safeguards voor doorgiftes van persoonsgegevens naar derde landen.

Communicatie en informatie
 

Voorzie voldoende tijd voor informatie en consultatie van overlegorganen (ondernemingsraad of ingeval van afwezigheid, vakbondsafvaardiging) vóór de implementatie van de klokkenluiders.

Ga na of een DPIA noodzakelijk of wenselijk is. 

Zorg ervoor dat alle betrokkenen voldoende zijn geïnformeerd en gesensibiliseerd over de modaliteiten, waarborgen en gevolgen van de klokkenluidersprocedure.