Insurance regulatory update: bijwerking van NBB’s Overkoepelende Governance Circulaire

De NBB geeft aan dat zij bepaalde verwachtingen in de Overkoepelende Governance Circulaire bijstelt om de nieuwe regels van het WVV erin te integreren. Het betreft dus wijzigingen die ertoe strekken de nieuwe regels in het WVV te verzoenen met de prudentiële vereisten inzake besluitvormingsstructuren, zoals de bestuursstructuur, onafhankelijkheidscriteria, verwachtingen over het sociaal statuut van de bestuurders en de leden van het directiecomité, belangenconflicten etc. Deze vereisten wijken op sommige vlakken af van het bestuursmodel van een klassieke vennootschap en vereisen daarom bijzondere aandacht.

Hierbij herinnert de NBB eraan dat een mandaat van bestuurder of lid van het directiecomité van een verzekerings- en herverzekeringsonderneming onder het nieuwe WVV niet kan worden uitgeoefend in het kader van een arbeidsovereenkomst. In geval van niet-naleving verwacht de Bank dat deze ondernemingen deze situatie verhelpen. 

Daarnaast vermeldt de Bank uitdrukkelijk dat zij van oordeel is “dat de cumulatie van twee statuten (het statuut van zelfstandige als bestuurder of lid van het directiecomité en het statuut van werknemer in ondergeschikt verband voor een andere technische of administratieve functie) binnen dezelfde onderneming niet verenigbaar is met de beginselen van goed bestuur die van toepassing zijn op verzekerings- en herverzekeringsondernemingen”. De NBB verzoekt ondernemingen die het bestaan van een dergelijke cumulatie door bestuurders zouden vaststellen om deze te beëindigen.

Verder behoudt de NBB de duale bestuursstructuur van het bestuur van de verzekeringsonderneming, waarbij bepaalde bevoegdheden aan het directiecomité worden gedelegeerd en de samenstelling van beide bestuursorganen gedeeltelijk overlapt.

Met betrekking tot de criteria waaraan de onafhankelijke bestuurders dienen te voldoen duidt de NBB op een onduidelijkheid in het WVV. Als overgangsmaatregel verwacht de NBB dat deze bestuurders blijven voldoen aan de negen criteria van artikel 526ter van het oude Wetboek Vennootschappen, ook al is deze strikt genomen niet meer van toepassing.

In Hoofdstuk 1 van de Overkoepelende Governance Circulaire worden de verwachtingen voor de taakverdeling tussen de leden van het directiecomité gewijzigd en vereenvoudigd. De NBB voorziet een indicatief standaardschema voor deze taakverdeling. 

Wat betreft uitbesteding worden de aanbevelingen van de NBB gewijzigd op een aantal punten, in het bijzonder voor wat betreft de uitbesteding van kritieke en belangrijke functies of activiteiten. Het betreft met name aanpassingen in Hoofdstuk 7 van de Overkoepelende Governance Circulaire voor de volgende aspecten:

• Governance van het uitbestedingsproces voor een kritieke en belangrijke functie of activiteit in het licht van de verschillende fases van de uitbestedingscyclus, m.n. (i) de precontractuele fase (d.w.z. toezichtsvoorwaarden en waakzaamheid ten aanzien van de dienstverlener en opstellen van een risicobeoordeling, (ii) de contractuele fase (d.w.z. inhoud van de uitbestedingsovereenkomst), en (iii) de postcontractuele fase (d.w.z. systeem voor toezicht op de uitbesteding en exitstrategie); 
• Verduidelijkingen van de verwachtingen van de NBB in verband met intra groep uitbesteding;
• Verstrenging van de uitbesteding van kritieke en belangrijke functies of activiteiten naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, zoals het Verenigd Koninkrijk na Brexit; 
• Precisering van de taken inzake toezicht op de uitbesteding die worden toegekend aan de compliance- en interne auditfunctie. De NBB verwacht met name dat de dossiers voor de kennisgeving van kritieke of belangrijke uitbestedingen voortaan een advies bevatten van de verantwoordelijken voor de compliancefunctie over de naleving van de governancevereisten met betrekking tot de uitbesteding; 
• Verduidelijking van de verwachtingen van de Bank inzake documentatie en rapportering. De templates voor “Kennisgeving van een kritieke of belangrijke uitbesteding” en voor “Advies van de verantwoordelijke voor de compliancefunctie over een kritieke of belangrijke uitbesteding” werden hiertoe aangepast[4] . 

Deze nieuwe aanbevelingen voor uitbesteding moeten worden nageleefd door de ondernemingen vanaf 1 januari 2021.  

Deze wijziging ligt in het verlengde van het standpunt die EIOPA op 7 april 2020 heeft uitgebracht over het toezicht op de regels over beloning [5].

De regels inzake beloning worden aangescherpt voor zogenaamde Identified Staff die een aanzienlijke variabele beloning ontvangen, d.w.z. de personen die een variabele beloning van meer dan 50.000 euro ontvangen en van wie de variabele beloning meer dan een derde van hun totale jaarlijkse beloning vertegenwoordigt. 

In Hoofdstuk 8 van de Overkoepelende Governance Circulaire worden in het bijzonder nieuwe aanvullende regels ingevoegd die betrekking hebben op:

• Referentieratio voor het evenwicht tussen de vaste en variabele beloning;
• Nadere invulling van het begrip ‘uitstel van een aanzienlijk deel van de variabele beloning’;
• Het gebruik van financiële en niet-financiële parameters voor de beoordeling van de individuele prestaties van Identified Staff;
• Duidelijke omschrijvingen in het beloningsbeleid inzake het hanteren van neerwaartse correcties en ontslagvergoedingen; en 
• Beperkte aanpassingen aan de template voor de rapportering van cijfergegevens (opgenomen in bijlage 3 van de Overkoepelende Governance Circulaire)[6]. 

De nieuwe aanbevelingen inzake beloning gelden voor de variabele beloningen die worden uitgekeerd in 2021 voor het jaar 2020. De aangepaste template voor cijfers over beloning moet voor het eerst worden gebruikt in het kader van de rapportering die moet worden bezorgd in april 2021. 

Wat betreft de IT-infrastructuur, wordt Hoofdstuk 10 van de Overkoepelende Governance Circulaire herzien op twee punten: 

• Toevoeging van een expliciete verwijzing naar cyberveiligheid in Afdeling 10. 1. "IT-veiligheid"; en 
• Verduidelijking van het feit dat de Bank het toepassingsgebied van mededeling NBB_2015_32 inzake continuïteit uitbreidt naar allé significante ondernemingen.

De NBB verwijst ook uitdrukkelijk naar haar nieuwe Circulaire NBB_2020_018 over cloud outsourcing [7], gepubliceerd op dezelfde dag als de Overkoepelende Governance Circulaire. Deze Circulaire implementeert de richtsnoeren van EIOPA van 6 februari 2020.

[7]  Deze mededeling kan hier geraadpleegd worden. 

De Overkoepelende Governance Circulaire bevat nieuwe aanbevelingen in verband met duurzame financiering, en dit in het verlengde van de werkzaamheden van EIOPA op het vlak van Environmental, Social and Governance (“ESG”) factoren.

Het betreft nieuwe aanbevelingen in verband met de beleidsstructuur (opleiding), onafhankelijke controlefuncties (risicobeheer), financieel beheer en beloning. 

Doorheen de Overkoepelende Governance Circulaire voorziet de NBB uitzonderingen en versoepelingen voor ‘minder significante’ verzekeringsondernemingen. Dit zijn ondernemingen die als dusdanig worden gekwalificeerd op basis van hun aard, omvang en complexiteit van de risico’s en activiteiten.