COVID-19: quelles sont les mesures d’assouplissement pour les IRP?

Hier, la proposition de loi portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle (IRP) dans le cadre de la pandémie COVID-19 a été approuvée par la Chambre. Cette proposition de loi apporte une solution à un certain nombre de difficultés pratiques auxquelles les IRP ont été confrontées en raison de cette pandémie.

1.    Report des obligations de reporting de 2 mois

Premièrement, les obligations de reporting concernant l'exercice 2019 peuvent être reportées de deux mois. Concrètement, les délais suivants s'appliquent désormais aux documents qui doivent être transmis à la FSMA et à la BNB;

• Les comptes annuels, le rapport annuel du conseil d'administration et le rapport du commissaire agréé doivent être transmis à la FSMA au plus tard le 31 août 2020 (au lieu du 30 juin 2020);
• Les comptes annuels, le rapport annuel, le rapport du commissaire agréé et un document avec les noms et prénoms des administrateurs et du (ou des) commissaire(s) agréé(s) doivent être déposés auprès de la BNB au plus tard le 30 septembre 2020 (au lieu du 31 juillet 2020).

2.    Assouplissement du processus décisionnel

En outre, le processus décisionnel de l'assemblée générale et des organes opérationnels des IRP peut être assoupli. Il est important que ces assouplissements soient possibles, même si les statuts de l'IRP ne le permettent pas.

En ce qui concerne l’assemblée générale, les possibilités suivantes sont prévues:

• L'assemblée générale ordinaire peut être reportée jusqu'au 31 août 2020 au plus tard (c'est-à-dire à la date limite à laquelle les comptes annuels et le rapport annuel doivent être approuvés et transmis à la FSMA). Cela vaut également pour les assemblées générales qui ont déjà été convoquées aujourd'hui mais qui n'ont pas encore eu lieu. Dans ce cas, les membres doivent bien sûr être informés;
• L'assemblée générale peut être organisée à distance, par vidéoconférence par exemple. Des réunions physiques pourraient, en principe, être organisées, mais dans ce cas, la distanciation sociale doit bien sûr être garantie;
• Le conseil d'administration peut décider que les membres peuvent uniquement voter à distance, en combinaison ou non avec le vote par procuration (selon les mêmes modalités que celles prévues dans les statuts de l'IRP). Les formulaires de vote à distance et les procurations seront envoyés à l'IRP à l'adresse indiquée, si nécessaire uniquement par voie électronique. Une version scannée ou photographiée suffira.

Le conseil d'administration et les autres organes opérationnels peuvent, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit. Dans l'état actuel de la loi, cela n'est, par exemple, pas possible pour l'approbation des comptes annuels. Ils peuvent également délibérer et prendre des décisions via une communication électronique pour autant qu’il soit possible d’engager une discussion de cette manière.

Les mesures s'appliquent en principe du 1er mars 2020 au 30 septembre 2020. Toutefois, le Roi peut encore adapter ces dates.