COVID-19: wat zijn de versoepelingsmaatregelen voor IBP's?

Gisteren werd het wetsvoorstel inzake uitzonderlijke maatregelen voor de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) in het kader van de COVID-19-pandemie goedgekeurd door de Kamer. Dit wetsvoorstel biedt een oplossing voor een aantal praktische moeilijkheden waarmee IBP’s geconfronteerd werden als gevolg van deze pandemie.

1.    Uitstel rapporteringsverplichtingen met 2 maanden

In de eerste plaats kunnen de rapporteringsverplichtingen m.b.t. het boekjaar 2019 2 maanden worden uitgesteld. Concreet gelden nu de volgende deadlines voor de documenten die aan de FSMA en de NBB moeten worden overgemaakt:

• De jaarrekening, het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de erkende commissaris moeten pas uiterlijk 31 augustus 2020 (i.p.v. 30 juni 2020) worden overgemaakt aan de FSMA;
• De jaarrekening, het jaarverslag, het verslag van de erkende commissaris en een stuk met de naam en voornaam van de bestuurders en de erkende commissaris(sen) moeten uiterlijk 30 september 2020 (i.p.v. 31 juli 2020) worden neergelegd bij de NBB.

2.    Versoepelingen in besluitvorming 

Daarnaast kan de besluitvorming van de algemene vergadering en de operationele organen van IBP’s versoepeld worden. Belangrijk is dat deze versoepelingen mogelijk zijn, ook indien de statuten van de IBP deze niet toelaten. 

M.b.t. de algemene vergadering worden volgende mogelijkheden voorzien:

• De gewone algemene vergadering mag uitgesteld worden tot uiterlijk 31 augustus 2020 (zijnde de uiterlijke datum waarop de jaarrekening en het jaarverslag moeten worden goedgekeurd en overgemaakt aan de FSMA). Dit geldt ook voor de algemene vergaderingen die vandaag reeds werden opgeroepen maar nog niet hebben plaatsgevonden. In dit geval moeten de leden uiteraard wel geïnformeerd worden;
• De algemene vergadering mag op afstand georganiseerd worden, bijvoorbeeld via een videoconferentie. Fysieke vergaderingen zouden in principe kunnen georganiseerd worden maar in dat geval moet er uiteraard social distancing gegarandeerd worden;
• De raad van bestuur kan beslissen dat de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met het stemmen per volmacht (onder dezelfde modaliteiten zoals voorzien in de statuten van de IBP). De formulieren voor een stem op afstand en de volmachten worden aan de IBP bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat.

De raad van bestuur en de andere operationele organen kunnen onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk besluiten. Dat is binnen de huidige stand van de wetgeving bijvoorbeeld niet mogelijk voor de goedkeuring van de jaarrekening. Zij kunnen ook beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie voor zover het op deze manier mogelijk is om een discussie te voeren.

De maatregelen gelden in principe van 1 maart 2020 t.e.m. 30 september 2020. De Koning kan deze data wel nog aanpassen.