Verplicht telethuiswerk: to do’s voor werkgevers

Zoals reeds aangekondigd in onze eerdere e-flash is telethuiswerk opnieuw verplicht voor alle personeelsleden (ongeacht de aard van de arbeidsrelatie, dus zowel van toepassing op werknemers als zelfstandigen), tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. 

Ondertussen is deze regel, samen met een aantal verduidelijkingen bevestigd in het KB van 19 november 2021 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus.  

De nieuwe regels zijn op 20 november 2021 in werking getreden en zijn voorlopig van toepassing tot 28 januari 2022.

To do’s

Werkgevers moeten:

• aan werknemers die niet kunnen telethuiswerken een attest of elk ander bewijsstuk bezorgen dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de arbeidsplaats bevestigt;
• maandelijks een registratie uitvoeren via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van:
  • het totaal aantal personen werkzaam bij de onderneming per vestigingseenheid; en
  • het aantal personen werkzaam bij de onderneming die een functie uitoefenen die niet telewerkbaar is.

De aangifte heeft betrekking op de situatie van de eerste werkdag van de maand en moet ingediend zijn uiterlijk op de 6de kalenderdag van de maand. Voor de periode tot en met 31 december gaat het over de situatie op woensdag 24 november 2021. De eerste aangifte moet uiterlijk op dinsdag 30 november 2021 ingediend zijn. Als er nadien geen wijzigingen zijn, moet er geen nieuwe aangifte gebeuren.

Belangrijk is dat de sociale inspectiediensten deze data als referentiepunt zullen gebruiken bij de controle van de naleving van het telethuiswerken. Iedereen die een telethuiswerkpositie bekleedt, maar op de werkvloer aanwezig is, zal zijn/haar aanwezigheid moeten verantwoorden.

Beperkte terugkeermomenten mogelijk

Werkgevers kunnen wel terugkeermomenten organiseren, maar ze kunnen werknemers daartoe niet verplichten (dus akkoord werknemers is vereist): 

• tot 12 december: maximum 1 werkdag in de week, met max. 20% telethuiswerkers tegelijk aanwezig (KMO <10 werknemers: max. 5 tegelijk aanwezig). Voor de telling worden de personen waarvoor telethuiswerk onmogelijk is, niet meegerekend; 
• vanaf 13 december: maximum 2 dagen per week, met max. 40% telethuiswerkers tegelijk aanwezig (KMO < 10 werknemers: max. 5 tegelijk aanwezig). Voor de telling worden de personen waarvoor telethuiswerk onmogelijk is, niet meegerekend.
• er zijn een aantal voorwaarden gekoppeld aan de terugkeer, namelijk:
  • doelstelling van terugkeer: bevorderen van psychosociaal welzijn en teamgeest;
  • de nodige instructies over de maatregelen voor een veilige terugkeer moeten voorafgaandelijk aan het personeel worden gegeven;
  • het personeel moet geïnformeerd worden i.v.m. verbod om te komen indien ze zich ziek voelen of in quarantaine zitten;
  • er mogen geen negatieve gevolgen voor werknemers verbonden zijn aan terugkeermomenten;
  • verplaatsingen tijdens piekuren met openbaar vervoer of carpooling moeten vermeden worden; en 
  • de beslissing moet met inachtneming van regels sociaal overleg binnen de onderneming genomen worden, dus best in overleg met het comité voor preventie en bescherming op het werk, vakbondsafvaardiging of als die er niet is, de werknemers zelf. 

Het blijven nemen van andere passende preventiemaatregelen

Uiteraard moeten werkgevers nog steeds alle andere passende preventiemaatregelen nemen om bv. de regels inzake social distancing te garanderen voor wie naar de arbeidsplaats gaat. Daarvoor geldt nog steeds de Generieke gids als referentiepunt.