FAQ - Conseils pratiques aux employeurs pour faire face au Coronavirus - UPDATE 17 MARS 2020

Le gouvernement prend constamment des mesures supplémentaires pour contenir la propagation du Coronavirus et pour tenter d'en atténuer les conséquences pour l'économie.  La dernière étape importante est la décision de forcer certaines entreprises à fermer jusqu'au 3 avril 2020.

Nous avons listé ci-dessous une FAQ mise à jour sur la base des questions que nous avons reçues de nos clients et des instructions émises par les autorités.

Puisque la situation évolue, nous mettrons à jour notre FAQ sur une base régulière.

Q1 - Mon entreprise (restaurant, bar, ...) doit fermer en raison de la décision du gouvernement belge. Qu'en est-il de mes employés?

En cas de fermeture totale, vous pouvez demander un chômage temporaire pour cause de force majeure. Cela signifie que le contrat de travail du travailleur est suspendu et que vous ne devez payer aucun salaire. Les travailleurs recevront une allocation de chômage temporaire. En principe, celle-ci s’élève à 65 % d'un salaire plafonné, mais elle a été augmentée à 70 % de l’ONEM (rétroactivement depuis le 1er février, et actuellement jusqu'au 30 juin 2020).

Pour les entreprises qui sont contraintes de fermer partiellement (par exemple, les commerces de détail fermés pendant le week-end) ou pour celles qui peuvent encore fournir des services limités (par exemple, un service traiteur), un système de chômage temporaire partiel pour force majeure est autorisé pour tous les jours où votre personnel ne peut être employé.

Si votre entreprise n'est pas directement soumise à une fermeture obligatoire imposée par le gouvernement, mais souffre indirectement de la fermeture d'autres entreprises et décide de fermer volontairement (p.ex. fournisseurs ou sous-traitants), il ne s'agit pas à proprement parler d'un cas de force majeure.  Toutefois, l'Office National de l'Emploi (ONEM) semble faire preuve d'une certaine flexibilité en acceptant le chômage pour force majeure, en particulier dans les secteurs de l'industrie (commerce de détail, service traiteur, hôtellerie, logistique).  Il est en tout cas recommandé de déposer une demande (dans l'attente de l'approbation d'une demande ultérieure de chômage pour raisons économiques, voir ci-dessous).

Le dépôt peut être effectué par voie électronique auprès de l’ONEM.

Le système est actuellement applicable jusqu'au 3 avril 2020. 

L'ONEM met constamment à jour ses instructions.  Voyez ici la plus récente instruction de l'Office National de l'Emploi.  .

Q2 - Mon entreprise ne fait pas l'objet d'une mesure obligatoire de fermeture, mais souffre d'une perte du chiffre d’affaires et d'une baisse d'activité.   Puis-je demander le régime des allocations de chômage temporaire?

Pour les ouvriers (principalement les travaux manuels), le chômage pour raisons économiques peut facilement être demandé par voie électronique au moyen d'une notification à l'ONEM local.  Normalement, un délai de notification de 7 jours s'applique, mais l'ONEM accepte des délais plus courts en cas de baisse soudaine et importante du volume de travail.

Pour les employés, le système est plus strict. Vous pouvez demander le chômage économique pour les employés  dans trois situations spécifiques:

1. Au cours du trimestre précédant la notification du chômage pour les employés, le chômage pour les ouvriers a été utilisé pour au moins 10 % des ouvriers ; ou
2. Au cours du dernier trimestre clôturé (actuellement Q4 2019), une baisse du chiffre d'affaires, de la production ou des commandes d'au moins 10 % a été constaté. La baisse du chiffre d'affaires doit être appuyée par les déclarations de TVA. La baisse des commandes ou de la production peut être appuyée par tous les documents pertinents, tels que les documents et rapports comptables ; ou
3. L'entreprise est reconnue par le Ministre de l’Emploi comme une entreprise en difficulté en raison de circonstances imprévisibles entraînant une baisse importante du chiffre d'affaires, de la production ou des commandes à court terme.

La plupart des entreprises essayeront d'obtenir la reconnaissance par le Ministre de l’Emploi (option c), car les autres options ne sont pas applicables à la situation actuelle. L'ONEM a publié une instruction détaillée qui fixe les formalités administratives (voyez l'instruction Office National de l'Emploi sous Q1).

La procédure pour obtenir une telle reconnaissance prend en général 4 à 5 semaines.  L’ONEM a déjà accepté des demandes pour force majeure (voir ci-dessus) en attendant l'approbation du chômage pour raisons économiques.  Il peut donc être recommandé de combiner les deux stratégies.

Le Ministre de l’Emploi sera flexible dans la reconnaissance des entreprises des secteurs vulnérables (tels que l'aviation, les compagnies aériennes, les agences de voyage). Pour les autres secteurs, cela dépendra probablement de la durée et de l'impact du Coronavirus sur l'économie. Nous recommandons donc de suivre de près les communications du gouvernement dans les jours et semaines à venir. Compte tenu de l'adage « espérer le meilleur, se préparer au pire », nous recommandons vivement de déjà préparer un dossier et des arguments justificatifs et d'introduire le plus rapidement possible votre demande.

Nous pouvons bien sûr vous assister dans cette procédure de demande.

Q3 - Quelle est la situation financière des travailleurs en chômage temporaire (cas de force majeure ou raisons économiques)?

Les travailleurs recevront une allocation de chômage temporaire égale à 70 % d'un salaire mensuel plafonné à 2.754,76 EUR (ce pourcentage a été temporairement augmenté de 65 % à 70 % du 1er février au 30 juin 2020). Le travailleur doit donc introduire une demande (formulaire C.3.2.A).

Dans certains secteurs, les employeurs sont tenus de verser un montant supplémentaire en plus des allocations de chômage (sur la base d'une convention collective sectorielle).  Dans certains secteurs, un Fonds sectoriel verse les compléments à la place des employeurs.  Veuillez vérifier la situation spécifique de votre secteur d'activité.

Enfin, les employeurs peuvent décider volontairement de payer un montant supplémentaire en plus des paiements obligatoires.  Ce montant n'est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale (de l'employeur et du travailleur).

Q4 - Y a-t-il d'autres mesures de soutien lorsque j'ai des problèmes financiers causés par COVID-19 ? 

Le gouvernement belge a annoncé certaines mesures de soutien pour les entreprises affectées par la propagation de COVID-19. Ces mesures de soutien doivent permettre aux entreprises d'avoir un répit financier et de surmonter leurs difficultés financières temporaires, dans la mesure où elles demandent à bénéficier du système et peuvent en démontrer les conséquences économiques (par exemple, une baisse du chiffre d'affaires, une baisse importante des commandes et/ou des réservations, les conséquences d'une "réaction en chaîne" avec les entreprises partenaires, etc.) 

Les mesures suivantes ont été annoncées (les détails ne sont pas encore connus):

• Plan de paiement (report des paiements) des cotisations patronales de sécurité sociale et des impôts sur les sociétés;
• Exonération des intérêts de retard ou renonciation aux amendes pour non-paiement des dettes en matière de cotisations sociales, de précompte professionnel, d'impôt sur les sociétés, de TVA, etc.
• Exonération temporaire des cotisations de sécurité sociale pour certaines catégories d'employeurs/secteurs;
• La non-application de la cotisation spéciale pour les employeurs qui ont recours de manière substantielle au chômage temporaire pour des raisons économiques.

Des mesures supplémentaires peuvent s'appliquer en fonction de la région où l'entreprise est située.

Q5 - L'employeur peut-il obliger ses travailleurs à travailler à domicile ?

Oui, le gouvernement a exhorté toutes les entreprises à introduire autant que possible le travail à domicile ou le télétravail. Nous pensons que c'est un argument solide pour les employeurs d'obliger leurs travailleurs à effectuer du télétravail (dans la mesure où ils sont bien sûr capables d'effectuer leur travail depuis leur domicile) en tant que mesure nécessaire et exceptionnelle. Nous pensons que les travailleurs ne peuvent donc pas raisonnablement refuser cette instruction.

Nous recommandons en tout cas d'informer les travailleurs par écrit en leur donnant des instructions claires, notamment sur la durée du télétravail temporaire, les modalités pratiques, les outils mis à disposition, les périodes pendant lesquelles les travailleurs doivent être disponibles pour travailler, les dépenses liées au travail à domicile, ... Informer et consulter les représentants des travailleurs est une bonne pratique.

Si l'employeur a déjà mis en place une politique de télétravail, vous pouvez vous référer au contrat de travail individuel et à la politique de télétravail de l'entreprise.

Si l'employeur n'a pas encore mis en place une politique de télétravail, nous recommandons de mettre en place une politique ou un arrangement à titre de mesure temporaire. Une telle politique peut facilement être mise en œuvre en informant les travailleurs par e-mail et en leur demandant une confirmation de retour pour approbation.

Evidemment, l'employeur doit fournir les outils nécessaires pour que les travailleurs travaillant à distance puissent effectuer leur travail (ordinateur portable, accès aux informations et aux documents, etc.) et il est préférable de prévoir un arrangement pour les coûts liés au télétravail.

Q6 - Ai-je droit à des allocations de chômage temporaires si je suis obligé de m'isoler ?

Oui, cela sera possible si un médecin-contrôleur décide qu'un travailleur doit s'isoler chez lui en attendant un examen, ou dans le cas où un travailleur, bien que n'étant pas malade, fournit à l'employeur un certificat de son médecin qui lui refuse l'autorisation de travailler. Cette décision est confirmée sur le site web de l'Office National de l'Emploi. La procédure de force majeure s'applique.

Q7 - L'employeur peut-il obliger ses travailleurs à se soumettre à des examens de santé ?

L'employeur peut demander à ses travailleurs de se soumettre à un examen médical (par exemple, une vérification de la température), mais pas de manière générale ou systématique et seulement lorsque la santé et la sécurité l'exigent (par exemple, pour les travailleurs qui reviennent de zones à risque). Le médecin-contrôleur doit effectuer les examens aux frais de l'employeur. L'employeur devrait se concerter avec son prestataire interne et/ou externe en matière de santé et de sécurité.

L'Autorité Belge de Protection des Données a émis une recommandation sur le traitement des données à caractère personnel en raison du Coronavirus. L'employeur doit être conscient que le traitement des données relatives à la santé des travailleurs est une donnée personnelle sensible et doit s'assurer qu'il respecte ses obligations en matière de protection des données (le traitement pourrait être autorisé à titre d’exception « d'intérêt public dans le domaine de la santé publique »). Par conséquent, un employeur ne peut pas obliger ses employés à remplir un questionnaire médical. Il peut donc être préférable de demander simplement aux travailleurs qui ne se sentent pas bien avec des symptômes de type rhume ou grippe de rester à la maison. Nous pensons que les employés ne peuvent raisonnablement pas refuser cette instruction.

Les employeurs ne sont pas autorisés à diffuser les noms/identités des travailleurs infectés.

Voyez ici.

Q8 - Les travailleurs ont-ils le droit de rester à la maison lorsque l'école de leurs enfants est fermée à cause du Covid-19 ?

Un travailleur qui doit rester à la maison pour s'occuper de ses enfants (lorsqu'aucune autre solution n'est possible) n'aura en principe pas droit à des allocations de chômage temporaire sauf s'il peut prouver clairement qu'il n'y a pas de garderie disponible (parce que l'école n'est pas matériellement en mesure de le faire) et qu'il n'y a pas d'alternative (pas de télétravail, pas d'autre aide que les grands-parents) (voir l'instruction de l’ONEM sous Q1).

L'employeur et le travailleur peuvent convenir d'utiliser des droits de vacances exceptionnelles, les heures supplémentaires ou le repos compensatoire, mais cela nécessite le consentement du travailleur.

Le travailleur peut faire valoir ses droits à un congé sans solde pour raisons familiales (maximum 10 jours par an pour un employé à temps plein), demander un congé parental ou demander pour travailler occasionnellement à domicile. Le gouvernement examine actuellement la possibilité d'appliquer des allocations de chômage temporaire pour ces travailleurs, mais ce système n'a pas encore été mis en place (situation au 16 mars 2020). 

Q9 - Je reçois un certificat médical de mon travailleur. Je pense qu'il est en mesure de travailler, mais il se peut qu'il ait soumis un certificat pour s'occuper de son enfant. Que puis-je faire?

En principe, le certificat médical ne peut pas être contesté. Cela n'est possible qu'en envoyant un médecin-contrôleur qui pourrait vérifier l'incapacité. Dans la pratique, cela ne sera pas possible, car nous comprenons que les médecin-contrôleur n'effectuent plus ces contrôles.

Il est préférable d'informer les travailleurs des autres possibilités existantes, telles que le congé sans solde pour raisons familiales, le congé parental, etc.

Q10 –Que se passera-t-il pour les élections sociales de 2020 ?

Les élections sociales sont reportées, probablement après la fin de l'été. Nous attendons encore les détails supplémentaires.

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Nous organisons un webinar en néerlandais sur le Coronavirus et son impact sur votre entreprise le 19 Mars 2020 à 12h00. Pour s’enregistrer: voyez ici.

Autres liens utiles du gouvernement belge (en français et en néerlandais):

• L'information sur Coronavirus Français et Néerlandais
• SPF Santé Français et Néerlandais 
• SPF Emploi Français et Néerlandais