Le gouvernement belge prévoit des solutions temporaires concernant les assemblées générales ordinaires approuvant les comptes annuels des entreprises et associations.

Comme dans bon nombre d’autres domaines, la crise actuelle de Covid-19 a également un impact sur l'organisation des réunions des actionnaires et des administrateurs des sociétés et associations et, en particulier, sur l'organisation de l'assemblée générale ordinaire approuvant les comptes annuels. 

Dans notre E-zine du 26 mars 2020, nous avions déjà exploré différentes alternatives permettant aux administrateurs et aux actionnaires de délibérer et prendre des décisions sans se réunir physiquement pendant cette période de crise de Covid-19 (pour notre E-zine du 26 mars 2020, voyez ici). Dans cette même E-zine, nous précisions que le gouvernement belge avait l'intention de fournir, à court terme, des solutions particulièrement flexibles pour l'organisation de l'assemblée générale ordinaire obligatoire. Ces solutions ont été publiées au Moniteur belge le 9 avril 2020. 

Les assouplissements s'appliquent à toutes les entreprises et associations qui ont ou auraient dû convoqué(er) et/ou tenir leur assemblée générale ordinaire entre le 1er mars 2020 et le 3 mai 2020. Cette période pouvant être prolongée par décret royal. Les règles s'appliquent donc également aux réunions convoquées avant le 3 mai 2020 mais qui n'auront lieu qu'après cette date et ne s'appliquent évidemment pas aux réunions qui ont déjà eu lieu.

Les mesures temporaires prévoient les possibilités suivantes pour l’organisation de l’assemblée générale ordinaire des entreprises et des associations:

1)    Le vote à distance avant l'assemblée générale et le vote par procuration - Tout d'abord, le conseil d’administration peut décider d’interdire toute participation physique à l’assemblée générale. Dans ce cas, il doit offrir aux actionnaires le choix de participer: (i) en votant anticipativement, au moyen d'un formulaire mis à leur disposition et (ii) en accordant une procuration à une personne désignée par le conseil d'administration. Il n'est pas nécessaire que ces modes de réunion soient prévus dans les statuts et les dispositions statutaires contraires ou plus strictes à cet égard peuvent être ignorées. En ce qui concerne le vote à distance, il s'agit là d'un assouplissement considérable du Code des sociétés et associations (CSA), lequel prévoit que ledit vote à distance n’est possible que s’il est autorisé par les statuts.

Pour les exigences de quorum et l'organisation du vote à distance ou par procuration, il est fait référence aux règles générales du droit des sociétés (notamment à l’article 7:146 du CSA pour le vote à distance et aux articles 7 :142 du CSA (SA) et 5 :95 CSA (SRL) pour le vote par procuration). Si les statuts de la société organisent le vote à distance ou par procuration, les dispositions statutaires doivent également être respectés. Les actionnaires peuvent par ailleurs poser leurs questions par écrit au conseil d'administration qui doit y répondre avant le vote et en informer de manière appropriée toutes les personnes autorisées à participer à l’assemblée générale. Le conseil d'administration peut répondre aux questions de suivi par la suite.

2)    La prise de décision par voie électronique – Les assemblées générales ordinaires peuvent également se dérouler entièrement par voie électronique, via tous moyens de télécommunication pour autant que ceux-ci permettent la tenue d’un débat direct et ininterrompu. L’organisation d’une assemblée générale avec un nombre limité de participants par utilisation de moyens de télécommunication était déjà possible en vertu du CSA, indépendamment du fait que cela soit autorisé ou non statutairement et pour autant que chaque participant puisse prendre part aux délibérations et exprimer son vote. Les dispositions statutaires plus strictes peuvent toutefois à présent être ignorées temporairement. Une exception aux règles du CSA est également prévue pour les administrateurs et le commissaire. Ces derniers peuvent désormais aussi, temporairement, participer à une assemblée générale par voie de télécommunication afin de remplir leurs obligations annuelles.

Cette seconde option peut bien entendu être combinée avec la première possibilité, auquel cas seuls les membres du bureau (si celui-ci est composé), les administrateurs et le commissaire et, le cas-échéant, le mandataire se réunissent par voie électronique, tandis que les actionnaires expriment leur vote préalablement à distance ou par procuration. 

3)    Le report - Une dernière option proposée par le gouvernement est le report de l'assemblée générale ordinaire jusqu'à un maximum de 10 semaines après la date limite à laquelle la réunion aurait dû en principe avoir lieu (si l'exercice financier a été clôturé le 31 décembre 2019, la date limite étant en principe le 30 juin 2020). Ce report ne nécessite qu’une décision du conseil d’administration. Ce report est, pour l’instant, uniquement possible pour les assemblées générales convoquées ou tenues avant ou au plus tard le 3 mai 2020 et lorsque la décision de report est également prise avant le 3 mai 2020.

Outre les possibilités susmentionnées, il est également possible pour les actionnaires de tenir l'assemblée générale au moyen de résolutions écrites unanimes, telle que cette procédure est organisée par le CSA et comme expliqué dans notre E-zine du 26 mars 2020. 

Que se passe-t-il si vous avez déjà envoyé la convocation à l'assemblée générale ?

Les mesures prévoient que vous pouvez toujours modifier le mode de réunion et de prise de décision, même si la convocation a déjà été envoyée, et ce sans devoir remplir une nouvelle fois les formalités de convocation. Le changement doit être notifié de façon appropriée aux actionnaires (et aux autres personnes autorisées à assister à l'assemblée) au moyen, par exemple, d’un e-mail ou du site web de l'entreprise. S'il est décidé de reporter l’assemblée générale, ce report doit être dûment notifié et l’assemblée générale reportée sera considérée comme une nouvelle assemblée, pour laquelle les formalités de convocation devront être respectées. 

Qu'en est-il du conseil d'administration ?

Les mesures temporaires prévoient également certaines flexibilités pour la réunion annuelle du conseil d'administration. A titre d’exemple, le conseil d'administration peut exceptionnellement recourir à la prise de décision écrite, indépendamment du fait que les statuts contiennent ou non des dispositions plus strictes à cet égard. Le conseil d'administration peut également se réunir par voie électronique sans que les statuts l’autorisent expressément et pour autant que les moyens de télécommunication utilisés permettent un débat direct et ininterrompu.