Verplichte rapportering overheidsopdrachten: bent u klaar voor 15 maart 2024?

Aanbesteders zijn sedert de inwerkingtreding van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 verplicht om elke 3 jaar, via een centraal online meldpunt, de totale waarde (opgesplitst over opdrachten voor werken, leveringen en diensten) van de door hen gegunde opdrachten met een bedrag onder de Europese bekendmakingsdrempels, mee te delen (cf. art. 165, §2 Wet Overheidsopdrachten). Op 15 maart 2024 is de deadline om te rapporteren over de jaren 2021 t.e.m. 2023.

Aangezien de betrokken bekendmakingsdrempels elke 2 jaar worden herzien, moet steeds worden gekeken naar de voor het referentiejaar toepasselijke bedragen. Dit is deze keer relevant, nu de drempels van toepassing op opdrachten gegund in 2021 verschillen van de drempels van toepassing in 2022 en 2023. De mededeling van de FOD Kanselarij van 25 januari 2024 (BS 5 februari 2024, p. 13179) lijst daarom de toepasselijke drempelbedragen nog eens op.

Zowel opdrachten in de zgn. klassieke als in de zgn. speciale sectoren vallen onder de rapporteringsverplichting.

Zijn uitgesloten van de rapportering: de opdrachten van beperkte waarde, t.t.z. de opdrachten met een geraamde waarde van minder dan EUR 30.000 (excl. BTW).

Het betreft de waarde bij de gunning, dus de concrete, d.w.z. reeds verrichte uitgaven zijn niet bedoeld.

Wanneer gebruik gemaakt wordt van een raamovereenkomst moet volgens de mededeling van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister alleen de totale waarde bij de gunning van de raamovereenkomst worden meegeteld. De waarde van de o.g.v. de raamovereenkomst gegunde individuele opdrachten moeten niet worden meegeteld, omdat dit evident een dubbeltelling zou veroorzaken. Hierbij moet de aanbesteder ook rekening houden met hetgeen is of zal worden afgenomen door andere aanbesteders onder de raamovereenkomst. Deze laatste gaan dus dit niet in de eigen rapportering moeten opnemen, opnieuw om dubbeltelling te vermijden. Het is dus de aanbesteder die de raamovereenkomst plaatst, die verantwoordelijk is voor de rapportering, niet de afnemers. 

I.g.v. plaatsing door een aankoopcentrale is het dus de aankoopcentrale die rapporteert, niet de leden.

Aangezien het hier gaat om de gegunde waarde van de raamovereenkomst, lijkt enkel de geraamde maximale waarde zoals vermeld in de aankondiging (of het bestek) in aanmerking te komen voor rapportering (zie hierover onze eerdere e-zine). 

De mededeling van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister van 25 januari 2024 onderstreept het belang van een tijdige rapportering in het licht van de eigen rapporteringsplicht van de federale overheid t.a.v. de Europese Commissie. Zelfs als een aanbesteder moeilijk tot een raming komt, wordt gevraagd de beschikbare gegevens te delen. Anders gezegd, de aanbesteder wordt dan gevraagd om naar best vermogen een inschatting te maken, weliswaar zonder in nattevingerwerk te vervallen.

Vaststelling is echter dat de niet-naleving of niet tijdige naleving van de rapporteringsplicht onder artikel 165, §2 Wet Overheidsopdrachten geen sanctie kent. De federale overheid is dus aangewezen op de goodwil van de vele duizenden aanbesteders die binnen België actief zijn. Evident heeft dit een impact op de graad van deelneming en bijgevolg het representatief karakter van de ingewonnen gegevens. Zo bedroeg in 2018 de deelnemingsgraad slechts 46 procent. In 2021 daalde deze deelnemingsgraad zelfs tot 38 procent. Het valt af te wachten dit in 2024 enige verbetering zal kennen…

Voor de volgende rapporteringsperiode dienen zich enkele wijzigingen aan. Immers, t.g.v. de Wet van 8 februari 2023 tot wijziging van de Wet Overheidsopdrachten (BS 16 februari 2023) is per 1 september 2023 voorzien in een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht voor opdrachten én raamovereenkomsten met een waarde onder de Europese bekendmakings- drempels (zie hierover onze eerdere e-zine). Hierdoor is de driejaarlijkse rapportering, momenteel voorzien in artikel 165, §2 Wet Overheidsopdrachten, niet langer de aangewezen manier van gegevensinzameling en deze wordt dan ook opgeheven per 31 december 2024. De wetgever hoop dat door per aanbesteder gegevens bekend te maken over de naleving van de publicatieverplichting m.b.t. de gegunde opdrachten, deze aankondigingsplicht zal leiden tot betrouwbaardere gegevens m.b.t. het plaatsen van opdrachten en raamovereenkomsten onder de Europese bekendmakingsdrempels.

Echter, vanaf 1 januari 2025 gelden 2 bijkomende rapporteringsverplichtingen:

Aanbesteders zullen de federale overheid, m.b.t. opdrachten met een beperkte waarde, zij het met een gegunde waarde van minstens EUR 3.000 (excl. BTW), uiterlijk op 15 februari van elk jaar, de totale waarde van dergelijke gegunde opdrachten over het voorbije jaar moeten overmaken en dit via het eerder vermelde centrale online meldpunt. Voor deze opdrachten geldt immers geen verplichting tot (vereenvoudigde) bekendmaking van de gegunde opdracht (nieuw art. 165, §2 Wet Overheidsopdrachten). Ook hier geldt een opsplitsing tussen werken, leveringen en diensten én per begunstigde onderneming. Indien er meerdere begunstigde ondernemingen zijn, ingevolge de tussenkomst van een combinatie van ondernemers, en de aanbesteder de totale waarde van de opdracht niet kan opsplitsen per begunstigde onderneming voor de betreffende opdracht, zal hij hier melding van moeten maken. De bedoeling van dit alles is KMO’s beter te informeren over deze “kleinere opdrachten” en zo hen de toegang ertoe te vergemakkelijken. De eerste rapporteringsperiode betreft 2024.

Wat de raamovereenkomsten betreft, is de aanbesteder er momenteel niet toe gehouden om een aankondiging te versturen of anderszins te rapporteren over de resultaten van de plaatsingsprocedure voor iedere individuele opdracht die gebaseerd is op deze raamovereenkomst (zie hoger). Dit verandert per 1 januari 2025. De aanbesteder zal vanaf dan, uiterlijk op 15 februari van elk jaar, via het gekende centrale online meldpunt, de totale waarde moeten overmaken van de individuele opdrachten die werden gegund op grond van de lopende raamovereenkomsten gedurende het voorafgaande jaar. De totale waarde van deze opdrachten wordt per begunstigde onderneming opgesplitst naargelang het gaat om opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Ook hier is de eerste rapporteringsperiode 2024.