FAQ – Praktisch advies voor werkgevers om met het Coronavirus om te gaan

Naarmate het Coronavirus zich verder verspreidt, krijgen we meer vragen van onze cliënten over de gevolgen voor hun personeel. 

Naast onze algemene richtlijnen voor HR (in Engels), hebben we hieronder een praktische FAQ opgesteld:

Welke verplichtingen rusten er op werkgevers?

De werkgever heeft een zorgplicht ten aanzien van de werknemers en is verplicht maatregelen te nemen om de gezondheid en de veiligheid van zijn werknemers zoveel als mogelijk te verzekeren en om hen een veilige werkplek te bieden (art. 20, 2° Arbeidsovereenkomstenwet en artikel 5 §1 Wet Welzijn op het Werk). In het licht van deze verplichting moeten werkgevers risico-evaluaties uitvoeren, in het bijzonder in internationale ondernemingen waar personeel om professionele redenen veel reist. Wanneer een risico wordt vastgesteld dat werknemers het virus mogelijks kunnen oplopen, moet de werkgever nagaan welke maatregelen hij kan nemen om dat risico te beheersen, zoals het weigeren van toegang tot besmette werknemers, het beperken van bepaalde reisplannen, enz. 

De Wereldgezondheidsorganisatie heeft richtlijnen voor het publiek uitgevaardigd om de verspreiding van infecties tot een minimum te beperken.

Deze maatregelen kunnen onder meer betrekking hebben op:

• Voorzien in voldoende ventilatie op de werkvloer
• Voorzien van handreinigers op basis van alcohol en
• Werknemers eraan herinneren om thuis te blijven als ze griepachtige symptomen zouden vertonen

Kan de werkgever een medisch attest eisen dat de arbeidsgeschiktheid bevestigt voordat de werknemer aan het werk gaat?

Nee, dit is niet toegelaten onder Belgisch recht. Op basis van de verplichting van de werkgever om de gezondheid en de veiligheid op het werk te beschermen, kan de werkgever echter wel overwegen om de toegang tot de werkvloer te weigeren in geval van ernstige aanwijzingen van besmetting om verspreiding van het virus in de onderneming te voorkomen.

Kan de werkgever zijn werknemers dwingen om thuis te blijven met behoud van loon?

Ja, althans als tijdelijke veiligheidsmaatregel en wanneer er significante aanwijzingen zijn voor gezondheidsrisico's die deze maatregel verantwoorden (bijv. terugkeer uit risicogebied). Deze tijd mag wel niet worden afgetrokken van de betaalde vakantie, tenzij de werknemer daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Het is aan te raden een schriftelijke verklaring op te maken waarin wordt bevestigd dat dergelijke maatregel niet kan worden beschouwd als een onregelmatige beëindiging van de arbeidsovereenkomst (om zo het risico op impliciet ontslag te vermijden).

Collectieve vakantie (die geldt voor de hele onderneming of een afdeling ervan) vereist een specifieke procedure, inclusief betrokkenheid van de ondernemingsraad en moet worden opgenomen in het arbeidsreglement van de onderneming. Dit lijkt dan ook geen werkbare optie om met Covid-19 om te gaan.

Kan de werkgever zijn werknemers dwingen onbetaald verlof op te nemen?

Nee, hiervoor is altijd toestemming van de werknemer nodig. Het niet-nakomen van contractuele verplichtingen om werknemers te betalen in omstandigheden waarin zij beschikbaar zijn voor werk, kan leiden tot contractbreuk (impliciet ontslag) en/of betaling van loonvorderingen.

Kan de werkgever zijn werknemers dwingen om van thuis uit te werken?

Gezien het feit dat minder werknemers op de werkvloer overeen zal stemmen met een daling van de verspreiding van infecties, kunnen werkgevers overwegen om (sommige categorieën) werknemers te faciliteren om van thuis uit te werken of om hen op afstand te laten werken waar mogelijk.

Aangezien de werkgever zijn verplichtingen met betrekking tot de gezondheid en veiligheid op het werk moet nakomen, kunnen werknemers gedwongen worden thuis te werken wanneer significante risico's voor de werknemers niet kunnen worden vermeden, meer in het bijzonder wanneer de individuele arbeidsovereenkomst of het thuiswerkbeleid van de onderneming in een dergelijke mogelijkheid voorziet. Als preventiemaatregel kan de werkgever al inschatten welke functies geschikt zijn voor thuiswerk. Als de werkgever nog geen thuiswerkbeleid heeft, kan het aangewezen zijn om een dergelijk beleid te implementeren. Uiteraard moet de werkgever de werknemers die thuis werken de nodige instrumenten aanreiken om hun werk uit te voeren (laptop, toegang tot informatie en documenten, enz.). In het thuiswerkbeleid moet bovendien een regeling voor de kosten van het thuiswerk zijn opgenomen.

Kan de werkgever zijn werknemers verbieden om naar risicogebieden te gaan?

Privéreizen: de werkgever kan zijn werknemers niet verbieden om naar risicogebieden te reizen. Wel kan hij zijn werknemers die terugkeren van risicogebieden tot zelfquarantaine verplichten en tijdelijk van thuis uit laten werken (vooral als er een thuiswerkbeleid bestaat en dit toelaat).

Zakenreizen: de werkgever kan redelijke beperkingen opleggen voor zakenreizen zolang er daarvoor een zinvolle reden bestaat (dat is zeker zo voor gebieden waarvoor het Ministerie van Buitenlandse Zaken al een negatief advies heeft gegeven).

Kan de werkgever zijn werknemers dwingen om een gezondheidsonderzoek te ondergaan?

De werkgever kan zijn werknemers vragen om een medisch onderzoek te ondergaan (bv. temperatuurmeting) wanneer de gezondheid en de veiligheid dat vereisen (bv. voor werknemers die terugkeren uit risicogebieden), maar dit moet gebeuren door de arbeidsarts en op kosten van de werkgever. De werkgever overlegt best met de interne en/of externe welzijnsdiensten.

De werkgever moet zich ervan bewust zijn dat de verwerking van de gezondheidsgegevens van de werknemer een verwerking van gevoelige persoonsgegevens is en ervoor zorgen dat hij de regels inzake gegevensbescherming daarbij naleeft (de verwerking kan mogelijks worden gebaseerd op de rechtsgrond "algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid"). Daarom verdient het wellicht de voorkeur om werknemers die zich niet goed voelen, een verkoudheid hebben of griepachtige verschijnselen vertonen, gewoon te vragen thuis te blijven.

Hebben werknemers het recht om thuis te blijven als de school van hun kinderen gesloten is vanwege Covid-19?

Een werknemer die thuis moet blijven om voor zijn kinderen te zorgen (bij gebrek aan alternatief) heeft geen recht op een tijdelijke werkloosheidsuitkering. Hij/zij kan wel aanspraak maken op onbetaald verlof om familiale redenen (maximaal 10 dagen per jaar voor een voltijdse werknemer).

Wat kan de werkgever doen als de werknemer weigert naar het werk te komen?

De werknemer is in principe verplicht zijn arbeidsovereenkomst uit te voeren en de instructies van de werkgever op te volgen, voor zover die redelijk zijn.

Of de weigering redelijk is, moet van geval tot geval en in het licht van de richtlijnen van de Belgische autoriteiten (d.w.z. negatief reisadvies) en de ontwikkeling van het Covid-19 virus worden beoordeeld.

In geval van een onredelijke weigering om te werken, zou de werkgever dit kunnen beschouwen als een ongerechtvaardigde afwezigheid en (i) geen loon betalen voor deze dagen, en (ii) dit beschouwen als een dringende reden voor ontslag (voor zover natuurlijk de weigering blijft voortduren zonder enige verantwoording).

Hebben besmette werknemers recht op loon voor de periode van hun afwezigheid?

Werknemers die ziek zijn, moeten zichzelf isoleren en thuisblijven. Daarvoor krijgen werknemers gewaarborgd loon gedurende 1 week (arbeiders) of 1 maand (bedienden), op voorwaarde dat de werknemer een medisch attest voorlegt (de normale procedures in geval van arbeidsongeschiktheid moeten daarbij worden nageleefd). Een medisch attest van een buitenlandse arts is geldig.

Hebben werknemers die verplicht zijn om in quarantaine te blijven recht op loon?

Als deze werknemers niet ziek zijn (zie vorige vraag), hebben ze geen recht op gewaarborgd loon. Een dergelijke quarantaine kan echter wel worden beschouwd als overmacht, waardoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst wordt geschorst; onder bepaalde voorwaarden kan de werknemer recht hebben op een uitkering van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) wegens tijdelijke werkloosheid als gevolg van onvoorziene omstandigheden.

Wat gebeurt er in geval van lockdown op bevel van de Belgische autoriteiten?

Een lockdown verplicht door de Belgische autoriteiten, kwalificeert als een geval van overmacht dat de schorsing van de arbeidsovereenkomst van de werknemers verantwoordt. Werkgevers moeten in dat geval geen loon betalen. Onder bepaalde voorwaarden kunnen werknemers recht hebben op tijdelijke werkloosheidsuitkeringen van de RVA. Dit vereist dat RVA aanvaardt dat de situatie in aanmerking komt voor dergelijke tijdelijke werkloosheid (wat momenteel het geval is; zie de link naar de website van de overheid in de volgende vraag).

Zal de Belgische regering de werkgevers die economische gevolgen ondervinden, compenseren?

Sommige situaties van substantieel verlies van ondernemingen als gevolg van Covid-19 zullen kwalificeren als overmacht en zullen worden geaccepteerd als grond voor tijdelijke werkloosheid om economische redenen. De Belgische Dienst voor Arbeidsbemiddeling heeft een gedetailleerde instructie uitgebracht waarin de voorwaarden en administratieve formaliteiten zijn vastgelegd.

Conclusie

Werkgevers moeten zorgvuldig en voorzichtig te werk gaan, en naarmate de situatie evolueert, het advies van de overheid en de updates van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) daarbij nauwlettend opvolgen.

Nuttige links van de Belgische overheid (in het Nederlands of Frans):

• Info over Coronavirus Nederlands en Frans
• FOD Volksgezondheid Nederlands en Frans
• FOD Werk Nederlands en Frans