To do’s en aandachtspunten voor hr in 2022

Hieronder hebben we een aantal to do’s en aandachtspunten opgesomd om alvast mee rekening te houden in 2022.  

• Telewerk is door de Covid-19 pandemie een nieuwe realiteit binnen de arbeidsorganisatie geworden met belangrijke gevolgen voor uw hr-praktijk.  Zo is de opvolging van een werknemer die telewerkt minder evident, aangezien de telewerker enkel van op afstand kan worden beoordeeld op basis van prestaties. 
  
  • Hr-processen zullen moeten worden aangepast aan deze nieuwe realiteit, onder andere door het (her)organiseren van feedback, rapportering, evaluatie en opvolgingsmomenten.
  • Zorg voor een duidelijke functiebeschrijving en deliverables (o.a. timing, inhoud) en zorg voor afspraken over de bereikbaarheid van de telewerker: welke ogenblikken of periodes moet men bereikbaar zijn, via welke middelen (bv. gsm, online, teams), enz. 
  • Indien u gebruik maakt van IT-monitoring, zorg ervoor dat de werknemers en de overlegorganen voorafgaandelijk geïnformeerd zijn (bv. telewerkpolicy of IT-policy). De werkgever moet zelf in een transparant en consequent toegepaste monitoring voorzien en moet, in geval van betwisting, kunnen motiveren waarom de monitoring binnen de organisatie verantwoord is (accountability). De regelgeving bepaalt zelf niet hoever de monitoring kan gaan, maar het staat vast dat deze proportioneel en niet-continu mag zijn en dat er voldoende aandacht moet zijn voor gegevensbescherming en privacy van de werknemers. 
• Werkgevers gaan soms noodgedwongen over tot ontslag tijdens of vlak na een periode van arbeidsongeschiktheid. In België is ontslag tijdens ziekte mogelijk, maar we zien toch een duidelijke trend in de recente rechtspraak die dit steeds strenger bekijkt. Het risico op betwisting van het ontslag voor een rechtbank en de kans op een veroordeling van de werkgever omwille van discriminatie op grond van handicap of gezondheidstoestand en/of omwille van kennelijk onredelijk ontslag (bv. bij gebrek aan bewijs van organisatorische moeilijkheden) is dan ook reëel. 
  
  • Ga niet lichtzinnig over tot ontslag tijdens of vlak na arbeidsongeschiktheid en zorg voor een voldoende nodige bewijs van de ontslagredenen, zo niet kan dit u duur komen te staan. 
• De responsabilisering van werkgevers, werknemers en ziekenfondsen in het kader van de re-integratie van langdurig zieken blijft ook in 2022 een hot topic. De aanpassing van het re-integratietraject en de medische overmacht, de inschakeling van “terug-naar-werk-coördinatoren” en de sanctionering van werkgevers en werknemers behoren tot de actiemogelijkheden. Zo zullen ondernemingen met gemiddeld minstens 50 werknemers een responsabiliseringsbijdrage gelijk aan 0,625 % van loonmassa verschuldigd zijn in geval van een bovenmaatse instroom van werknemers in invaliditeit. 
  
  • Ga na welke inspanningen uw onderneming levert inzake re-integratie van langdurig zieke werknemers, pas deze desgevallend aan en onderneem de nodige actie indien het aantal werknemers in invaliditeit ongunstig zou evolueren om zodoende alsnog een responsabiliseringsbijdrage te vermijden.
• Voor bepaalde ondernemingen zou er een afschaffing komen van het medisch getuigschrift voor afwezigheid gedurende 1 dag. Voor de concrete uitwerking hiervan is het wachten op de wetgever.
  
  • Denk er in elk geval aan om uw arbeidsreglement af te stemmen op deze wijziging als ze er zou komen.
• Volgens Europese rechtspraak zouden werkgevers verplicht zijn om in het algemeen een tijdsregistratiesysteem in te voeren. Dat is momenteel in België niet verplicht, behalve in specifieke gevallen, bv. bij glijtijden. 
  
  • Houd de evolutie in de wetgeving op dat vlak goed in het oog, zodat uw arbeidsduur in lijn blijft met de regels. Flexibel werken met de nodige aandacht voor een gezonde worklife balance blijft een belangrijk aandachtspunt. Ga na of uw arbeidsduurregelingen daarin voldoende voorzien. 
• Indien u wenst te voorzien in flexibele bezoldiging van uw werknemers, is het tijd om na te denken over de modaliteiten voor het refertejaar 2022. Bij de invoering van een mobiliteitsbudget of de vergroening van het bedrijfswagenpark moeten werkgevers rekening te houden met de nieuwe regels en het in de tijd afnemend fiscaal voordeel.
  
  • Zorg voor voldoende budget en leg duidelijke targets vast. Ga na welk type variabele vergoeding u wenst in te voeren (CAO nr. 90, cash, bonuspensioenplan, winstdeelname, aandelen, warranten, enz.) en zorg ervoor dat u het loonvoordeel op een correcte wijze implementeert in uw loonbeleid. 
• Zelfs werkgevers die compliant zijn met de basisverplichtingen onder de GDPR, doen er goed aan de nodige aandacht te besteden aan de beslissingen van de Geschillenkamer van de GBA. De Geschillenkamer interpreteert niet alleen de wetgeving rond gegevensbescherming (GDPR en nationale wetgeving), maar geeft ook een praktische invulling aan de eerder algemene principes van de wetgeving. Sommige daarvan hebben dan ook een hr-impact.
  
  • Blijf de nodige aandacht besteden aan een GDPR-conforme verwerking van hr-gegevens: 
    
    • Zorg ervoor dat persoonsgegevens niet op verschillende plaatsen/systemen worden bijgehouden, minimaliseer persoonsgegevens tot wat strikt noodzakelijk is en/of zorg ervoor dat u weet waar welke persoonsgegevens van personeel worden bijgehouden en voor welke hr-doeleinden. 
    • Denk eraan om tijdig en correct te antwoorden op vragen van uw personeel over de inzage van hun personeelsdossier. 
    • Toets bestaande hr-praktijken aan de beslissingen van de Geschillenkamer, voorzie in noodzakelijke hr-documenten (bv. IT-policy waarin onder andere wordt bepaald wat er gebeurd met de mailbox van een werknemer bij een exit) en waar nodig, wijzig bestaande hr-processen of rol nieuwe processen uit.
• Ondertussen had België tegen eind december vorig jaar de Klokkenluidersrichtlijn moeten omzetten in nationale wetgeving, maar dat heeft vertraging opgelopen (zie hier). Wellicht komt deze wetgeving er tegen de zomer. 
  
  • Grotere ondernemingen doen er goed aan om zich reeds tijdig voor te bereiden om het interne meldingskanaal te implementeren. Voor kleinere organisaties (< 250 werknemers) raden we aan om de verdere ontwikkelingen op wetgevend vlak nog even af te wachten. 
  • Voor meer informatie kunt u terecht op onze speciale webpagina.
• De Detacheringsrichtlijn nr. 2018/957 werd omgezet in Belgische wetgeving door de Wet van 12 juni 2020 houdende diverse bepalingen inzake de detachering van werknemers (de Detacheringswet) die de Wet van 5 maart 2002 betreffende de arbeids-, loon- en tewerkstellingsvoorwaarden in geval van detachering van werknemer in België en de naleving ervan, heeft gewijzigd. De Detacheringswet voorziet nu dat na een detacheringsperiode van 12 maanden (eventueel verlengd met 6 maanden), een ruimer pakket aan arbeids- en tewerkstellingsvoorwaarden van toepassing wordt. Aangezien de vroegere wetgeving al voorzag dat alle strafrechtelijk gesanctioneerde bepalingen van het Belgisch arbeidsrecht van toepassing waren, dient slechts een beperkt aantal bepalingen bijkomend nageleefd te worden na de periode van 12 maanden (eventueel verlengd met 6 maanden). Het gaat hier bijvoorbeeld om bepalingen met betrekking tot gewaarborgd loon in geval van ziekte of ongeval, geboorteverlof en klein verlet. 
  
  • Ga na dat zowel ten aanzien van de vanuit het buitenland naar België gedetacheerde werknemers als ten aanzien van de vanuit België naar andere Europese lidstaten gedetacheerde werknemers het correcte arbeidsrecht wordt toegepast. 
• Alle EU-lidstaten zijn in de Administratieve Commissie overeengekomen dat de Covid-19 neutralisatie voor werkdagen in het buitenland verlengd wordt tot 30 juni 2022. Een gewijzigd werkpatroon zal er dus voorlopig niet toe leiden dat ook het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel wijzigt. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een werknemer die normaal in Frankrijk werkt en daar sociaal verzekerd is, maar tijdens de pandemie van thuis uit in België werkt. Bij de normale toepassing van de regels zou een wijziging van het werkland ook een wijziging van het toepasselijke sociale zekerheid betekenen, maar tijdens de pandemie zal de werknemer toch sociaal verzekerd blijven in Frankrijk. Om gebruik te maken van het neutralisatieprincipe mag het gewijzigd werkpatroon enkel een gevolg zijn van de Covid-maatregelen en dient het van zodra de maatregelen weer worden opgeheven, terug te normaliseren. 
  
  • Let op: dit houdt niet automatisch in dat er geen A1-verklaring moet worden aangevraagd. De Europese regelgeving verplicht dit nog steeds, al wijken sommige landen nu ook tijdelijk af van dit principe. 
• In navolging van het interprofessioneel akkoord 2021-2022 werd de termijn voor de harmonisering van aanvullende pensioenen voor arbeiders en bedienden verlengd met 5 jaar. De gelijkschakeling moet afgerond worden tegen 1 januari 2030 en er mag tot die datum geen nieuw onderscheid gecreëerd worden, tenzij dit ertoe strekt het verschil in behandeling op te heffen (“stand-still”-principe). De paritaire comités hebben tijd tot 1 januari 2027 om over te gaan tot het opstellen en neerleggen bij de FOD WASO van één of meerdere sectorale cao’s die het verschil in behandeling tegen 1 januari 2030 beëindigen.
  
  • Bekijk tijdig de bestaande pensioenregelingen voor arbeiders en bedienden in uw onderneming en volg de ontwikkelingen in de sector nauwgezet op. Let bovendien op voor het stand-still-principe bij het wijzigen van bestaande pensioenregelingen of het invoeren van nieuwe pensioenregelingen.

Het Employment team van Lydian staat ook dit jaar paraat om u te adviseren en bij te staan. Contacteer ons als we u kunnen helpen bij uw hr en arbeidsrecht.